Entscheidungsträger betrachtet ein modernes KPI Dashboard auf einem Laptop

PROFESSIONELLE KPI DASHBOARDS Warum benötigen Sie moderne Kennzahlen Cockpits?

10 professionelle KPI Dashboard Beispiele

Key Performance Indicators (KPIs) sind heutzutage ein essenzieller Bestandteil jeder Unternehmenstrategie. Ohne einen schnellen, unkomplizierten Zugang zu wichtigen Leistungskennzahlen, ist es langfristig nahezu unmöglich, Unternehmensprozesse effektiv und erfolgreich zu steuern sowie ein nachhaltiges Wachstum zu erzielen.

Dabei ist neben der Auswahl der wirklich erfolgsrelevanten Kennzahlen die Verknüpfung der einzelnen Kennzahlen, umfangreiche Analyse-Möglichkeiten sowie die visuell ansprechende Darstellung in einer zentralen Plattform von zentraler Bedeutung. Hierfür benötigen Sie professionelle KPI Dashboards, welche Sie mit der Hilfe moderner Dashboard Software erstellen können. Aber was genau sind KPI Dashboards und welche konkreten Vorteile bieten Sie einem Unternehmen?

In diesem Artikel werden wir genau diese Fragestellungen im Detail erörtern sowie Ihnen mit der Hilfe der besten KPI Dashboard Beispiele für die wichtigsten Unternehmensfunktionen sowie ausgewählter Industrien die Vorzüge professioneller Lösungen näherbringen.

1) Was ist ein KPI Dashboard?

Ein KPI Dashboard ist ein effektives Performance-Management-Tool, welches von Entscheidungsträgern eines Unternehmens verwendet wird, um eine quantifizierte Ziel- und Erfolgsmessung zu gewährleisten sowie datengetriebene Entscheidungen zu treffen.

KPI Dashboard Beispiel

Im deutschsprachigen Raum spricht man häufig auch von einem KPI bzw. Kennzahlen Cockpit. Dabei gibt es verschiedene Ausprägungen von KPI Dashboards: zum Beispiel eher strategische, high-level Dashboards, welche übergeordnete Unternehmensziele messen sowie eher operative, welche u. a. tägliche Individual-, Team- oder Abteilungsziele visualisieren. Dementsprechend unterscheiden sich die KPI Cockpits in ihrer Gestaltung sowie hinsichtlich der ausgewählten KPIs, da diese einerseits für unterschiedliche Zielgruppen erstellt werden, und andererseits spezifische Geschäftsszenarien abdecken.

2) Was sind die Vorteile von KPI Dashboards?

Grundsätzlichen helfen KPI Dashboards Unternehmen dabei, sich auf erfolgsrelevante Geschäftsaspekte zu konzentrieren, Stärken, Schwächen, Chancen sowie Risiken zu identifizieren, Unternehmensziele transparent und messbar zu machen sowie reibungslose Betriebsabläufe zu gewährleisten. Darüber hinaus bieten moderne KPI Cockpits folgende Vorteile:

Sie liefern interaktive Echtzeit-Daten: Mit der Hilfe professioneller Reporting Tools kann der gesamte Analyse-Prozess automatisiert werden. Die Dashboards enthalten zu keinem Zeitpunkt veraltete Daten, da sie automatisch auf Grundlage der angebundenen Datenquellen in Echtzeit aktualisiert werden. Außerdem helfen interaktive Dashboard-Funktionen, wie zum Beispiel Drilldowns, Drill-Throughs oder umfangreiche Filter-Optionen den Endbenutzern dabei, die Daten schnell und einfach aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten sowie spezifische Unternehmensfragen ad-hoc und datengetrieben zu beantworten.

Sie bieten innovative Analytics-Funktionen: Traditionelle, statische Formen der Datenanalyse, KPI-Überwachung und Teilen neuer Erkenntnisse durch Tabellenkalkulationen in Excel oder PowerPoint Präsentationen gehören aufgrund Ihrer zahlreichen Limitationen der Vergangenheit an. Dank innovativer Funktionen professioneller Kennzahlen Dashboards wie zum Beispiel intelligente KPI Alarme basierend auf neuronalen Netzwerken oder moderner Musterkennung, sowie Predictive Analytics Tools zur Berechnung valider Vorhersagen und verschiedener Szenarien, bieten einen substantiellen Mehrwert für datengetriebene Unternehmen.

Sie ermöglichen einen zentralen Zugang zu allen Leistungskennzahlen: Ein modernes Kennzahlen Dashboard bietet im Vergleich zu herkömmlichen KPI Methoden alle erfolgsrelevanten Informationen in einer einzigen, zentralen Plattform, auf welcher am Arbeitsplatz, in Meetings oder auch unterwegs zugegriffen werden kann. Häufig wird dabei auf SaaS-Lösungen zurückgegriffen, welche einen Zugriff rund um die Uhr gewährleisten, egal ob vom PC, Tablet oder Smartphone. Dank zahlreicher Reporting-Funktionen wie zum Beispiel automatisierte E-Mail-Reports, das Teilen via URL, individuelle Viewer-Bereiche sowie das Einbetten in externen Anwendungen ist ein schnelles, unkompliziertes Teilen der Kennzahlen innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens gewährleistet.

Sie fördern eine effektive Zusammenarbeit: Eine unternehmensweite Implementierung von professionellen Dashboards stellt sicher, dass innerhalb der einzelnen Unternehmensabteilungen sowie auch abteilungsübergreifend wichtige Informationen jederzeit zur Verfügung stehen, welches eine effektive und zielgerichtete Zusammenarbeit ermöglicht. Dies erhöht die Transparenz in der Entscheidungsfindung innerhalb des gesamten Unternehmens.

Da sie nun wissen, wie wichtig die Integration von Dashboards in Ihrer Unternehmensstrategie ist und von welchen Vorteilen Sie profitieren, werden wir uns nun mit der Erstellung von KPI Dashboards genauer befassen.

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3) Erstellen von KPI Cockpits - Best Practices

Um den maximalen Mehrwert mit Ihren Dashboards zu generieren, sollten Sie einige „goldene Regeln“ bei der Erstellung beachten. Daher gehen wir nun auf häufige Fehlerquellen sowie gängige Best Practices in der Praxis ein:

1) Definieren Sie Ihre Zielgruppe: Zunächst einmal müssen Sie wissen, wer genau mit den Dashboards arbeiten wird und welche Art von Informationen diese Personen benötigen. Ist das Dashboard für das C-Level-Management oder für Mitarbeiter des Kundensupports? Sollen kurzfristige, operative Aufgaben überwacht und optimiert werden oder aber langfristige, strategische Unternehmensziele? Bevor Sie mit dem Bau des Dashboards und der Auswahl der relevanten Kennzahlen beginnen, müssen Sie zwingend die Zielgruppe definieren und ggf. konsultieren, um ihre individuellen Anforderungen zu verstehen und bestmöglich zu berücksichtigen.

2) Wählen Sie Ihre KPIs sorgfältig aus: Ein häufiger Fehler in der Unternehmenspraxis ist schlichtweg die Verwendung von zu vielen Kennzahlen. Natürlich ist es verlockend jede theoretisch mögliche Kennzahl zu messen und zu überwachen, jedoch gilt hier die goldene Regel „weniger ist mehr“. Es sollten nur jene KPIs berücksichtig werden, welche wirklich benötigt werden und auch messbar sowie erfolgsrelevant sind. Damit vermeiden Sie auch, dass Sie Ihre Dashboards mit unrelevanten Informationen überfluten und die Benutzer damit überfordern, welches sich wiederum negativ auf die Akzeptanz und erfolgreiche Integration in ihren Berufsalltag auswirken würde.

3) Wählen Sie die richtigen Charttypen: Bei der Auswahl Ihrer Datenvisualisierungen gilt es gängige Best-Practices zu beachten. Je nachdem ob Sie beispielsweise ein Verhältnis, eine Verteilung, eine Zusammensetzung oder einen Vergleich darstellen möchten, eignen sich dafür unterschiedliche Charttypen. Wenn Sie z. B. zeitliche Trends darstellen möchten, sollten Sie dafür Linien-, Säulen- oder Flächendiagramme benutzen.

4) Entwickeln Sie individuelle Dashboard-Vorlagen: Für eine effektive, einheitliche, unternehmensweite Implementierung sollten Sie sich auf einige grundlegende Usability- und Design-Regeln einigen, da sich dies positiv auf die Akzeptanz bei den Empfängern auswirkt. Entwickeln Sie ein individuelles Konzept, in welchem klare Angaben zur Verwendung von Farben, Charttypen, Titel und Beschriftungen etc. gemacht werden. In der Unternehmenspraxis hat sich dafür auch die Entwicklung von Corporate Dashboard Vorlagen bewährt.

Natürlich waren dies nur einige generische, grundlegende Tipps und bewährte Verfahren zur Erstellung eines KPI Cockpits, wobei sich je nach Anwendungsfall häufig spezifische Anforderungen ergeben. Daher werden wir Ihnen nun zur Veranschaulichung der theoretischen Grundlagen unsere besten Beispiele aus der Unternehmenspraxis präsentieren. Alle dargestellten Beispiele wurden mit datapine erstellt.

4) 10 Praxisnahe KPI Dashboard Beispiele

In diesem Abschnitt konzentrieren wir uns auf KPI Dashboard Vorlagen für wichtige Unternehmensfunktionen (Management, Finanzen, Marketing, Kundensupport etc.) sowie ausgewählter Industrien (Logistik, Einzelhandel, Healthcare etc.), um Ihnen den Mehrwert von professionellen Dashboard Lösungen mit der Hilfe von Praxis-Beispielen zu veranschaulichen.

1. Management KPI Dashboard


Das Management muss ein klares, holistisches Bild der Unternehmensperformance besitzen und in der Lage sein, zentrale Geschäftsprozesse und Entwicklungen ggf. auch im Detail zu analysieren. Der Einsatz von einem Management Dashboard stellt sicher, dass auf spezifische Geschäftssituationen sowie auf auftretende Chancen und Risiken zeitnah reagiert werden kann.

Management KPI Dashboard

Das obige Management Kennzahlen Cockpit bietet einen umfassenden Überblick über die wichtigsten strategischen KPIs, die jeder CEO im Auge behalten muss: Umsatz, Anzahl der Kunden, die Kunden Akquisitionskosten und der Kundenwert. Das Umsatzziel wird anschaulich mit den Ist- und Sollwerten visualisiert sowie mit den Werten im Vorjahr verglichen, welches einen sofortigen Überblick über die Entwicklung des Umsatzes im Zeitablauf und den Grad der Zielerreichung gewährleistet.

Darüber hinaus konzentriert sich dieses Dashboard auf die Kunden, welche zweifelsohne einer der kritischsten Aspekte jedes Unternehmens sind. Beispielhaft werden dafür die Anzahl der gewonnen Neukunden, der Umsatz je Kunde sowie die Kundengewinnungskosten betrachtet, wiederum mit einem Soll-Ist-Vergleich sowie dem Trend zum Vorjahr. Mit der Hilfe von dynamischen Icons, in diesem Fall grüne Häkchen und rote Ausrufezeichen, wird die Tendenz der Zielerreichung visuell untermauert. Auf diese weise kann das Top-Management die wichtigsten Kennzahlen unkompliziert überwachen und bei auftretenden Zielabweichung beispielsweise mit Drilldowns tiefergehende Analysen durchführen und potenzielle Ursachen identifizieren.

2. Finanz Kennzahlen Cockpit


Ob Startup, mittelständisches Unternehmen oder internationaler Großkonzern, das Controlling und das damit verbundene Finanz-Management ist eine wichtige betriebswirtschaftliche Basis, auf deren Grundlage wichtige strategische Entscheidungen getroffen werden. Nur mit einem gesunden finanziellen Fundament können Unternehmen langfristig erfolgreich sein. Finanz Dashboards helfen Unternehmen dabei, tiefgreifende Einblicke in die Finanzlage des Unternehmens zu erhalten und unterstützen beispielsweise bei der Liquiditäts- und Prozesssteuerung.

Finanz Kennzahlen Cockpit

Stellen Sie sich vor, Sie sind Leiter der Finanzabteilung und müssen sicherstellen, dass das Unternehmen jederzeit liquide ist, die Rechnungen rechtzeitig bezahlt werden und der Cash-to-Cash Zyklus stetig abnimmt. Mit den im obigen Beispiel dargestellten Finanzkennzahlen erkennen Sie sofort, ob einer dieser Kennzahlen Anlass zur Sorge gibt oder ob das Unternehmen auf dem richtigen Weg ist. Sie können detaillierte Finanz Berichte erstellen, welche in festgelegten Zeitabständen automatisch aktualisiert sowie ggf. mit anderen Kollegen geteilt werden. Dies stellt sicher, dass Sie jederzeit auf dem neuesten Stand sind und auftretende Zielabweichungen oder Liquiditätsengpässe frühzeitig erkennen und zeitnah die entsprechenden Gegenmaßnahmen einleiten können.

3. Salesforce KPI Cockpit


Neben den Finanzen ist der Vertrieb eine weitere, zentrale Unternehmensfunktion, denn in der Regel verkauft sich ein noch so gutes Produkt nicht von allein. Auch hier helfen KPI Cockpits die Vertriebsperformance mit der Hilfe der wichtigsten Sales KPIs zu überwachen und zu optimieren, welches wir exemplarisch mit einem Salesforce Dashboard illustrieren.

Salesforce KPI Cockpit

Dieses Salesforce Dashboard fokussiert sich auf das effektive Management aller relevanten Vertriebsprozesse für eine B2B-Unternehmen. Es ermöglicht Ihnen, unter anderem die Lead Response Time, die Follow-Up Kontaktrate, die Aufteilung der relevanten Sales-Aktivitäten, die durchschnittlichen Auftragswerte sowie die Verkaufszykluslänge für das gesamte Vertriebsteam im Detail auszuwerten. Damit bietet das Dashboard einen umfassenden Überblick aller relevanter Vertriebsaspekte und liefert wertvolle Erkenntnisse zur Entwicklung von individuellen Best Practices zur nachhaltigen Optimierung der Vertriebsperformance.

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4. Marketing KPI Dashboard


Auch wenn bestimmte Teilbereiche des Marketing schön öfter zu Tode erklärt wurden, so lässt sich die grundsätzliche Relevanz nicht abstreiten. Vielmehr befindet sich besonders das Online-Marketing in einem ständigen Wandel, bietet im Gegensatz zu klassischem „Offline“-Marketing jedoch auch deutlich mehr Analysemöglichkeiten. Lassen Sie uns das an Hand eines praktischen Beispiels genauer beleuchten.

Marketing KPI Dashboard

Das obige Marketing Dashboard bietet Ihnen einen anschaulichen Überblick über einige wirklich performance-relevante Leistungskennzahlen der Marketingabteilung: generierte Umsätze, Marketing-Kosten sowie erzielte Gewinne. Dabei werden im Detail die Kosten pro Akquisition, der Kundenwert (Customer Life Time Value) sowie die Kapitalrendite (ROI) betrachtet. Der Fokus liegt damit ganz klar auf „harte“ Umsatz- und Kostenkennzahlen, mit welchen der Mehrwert der gewählten Marketing-Maßnahmen innerhalb des Unternehmens zweifelsohne belegt werden können. Die Zielgruppe dieses Dashboards sind daher Marketing-Leiter sowie CEOs.

5. Zendesk KPI Dashboard


Die Rolle des Kundensupports ist entscheidend, wenn es darum geht, ein bestmögliches Kundenerlebnis zu bieten und den Bedürfnissen der Kunden gerecht zu werden. Neben wichtigen Kundenservice Fähigkeiten wie zum Beispiel Kommunikationskompetenz, Kunden-Empathie, Stressmanagement und Flexibilität, bietet die Analyse von Kundensupportdaten zahlreiche Möglichkeiten zur datengetriebenen Optimierung der Service-Qualität. Zur Verdeutlichung lassen Sie uns das unten abgebildete Zendesk KPI Dashboard genauer betrachten.

Zendesk KPI Dashboard

Die auf dem Dashboard ausgewählten KPIs bieten eine langfristige, strategische Sicht auf die Leistung der Supportabteilung und ermöglichen es Stärken, Schwächen sowie Trends zu identifizieren, um die Kundenzufriedenheit nachhaltig zu erhöhen. Dafür werden unter anderem die Anzahl der Tickets nach Ticket-Art sowie Ticket-Kanal genauer beleuchtet. Darüber hinaus wird der zeitliche Verlauf der ersten Kontaktzeit (FRT) sowie der mittleren Lösungszeit (MTTR) dargestellt, welche erfolgsrelevante Kennzahlen für den Kundensupport darstellen. Durch tiefergehende Analysen können beispielsweise weniger effiziente Lösungsansätze bzw. Vorgehensweise für bestimmte Ticket-Arten oder Ticket-Kanäle identifiziert werden, welche sich ggf. in überdurchschnittlich hohen Lösungszeiten oder niedrigen Kundenzufriedenheiten widerspiegeln.

6. KPI Dashboard für den Einkauf


Die Einkaufsabteilung ist in vielen Unternehmen zu finden und stellt das Bindeglied zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten bzw. Auftragnehmern dar. Dabei ist die Bedeutung der Abteilung viel umfassender als lediglich „Einkäufe nach Bedarf“ zu tätigen, denn mit dem richtigen Know-how und Analytics-Tools spielt die Einkaufsabteilung eine zentrale Rolle für eine erfolgreiche Kostenoptimierung im gesamten Unternehmen.

Procurement KPI Dashboard

In unserem obigen Kennzahlen Cockpit für den Einkauf liegt der Fokus neben der Kostenoptimierung auf die Überwachung der Compliance-Richtlinien sowie der Lieferanten-Performance. Mit der Hilfe einer ABC-Analyse wurden die Lieferanten in Gold-, Silber- und Bronze Partner unterteilt, welches die Bedeutung der Lieferanten für das Unternehmen visuell ansprechend darstellt. Außerdem werden die Compliance-Raten für die wichtigsten Einkaufskategorien sowie die durchschnittliche Einkaufszykluslänge (Orderplatzierung, Lieferung und Bezahlung) für die einzelnen Lieferanten genauer betrachtet. Hier finden Sie weitere, relevante Einkaufskennzahlen.

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7. Lager KPI Dashboard


Eine professionelle Lagerverwaltung garantiert eine reibungslose, effiziente und kostenoptimierte Gestaltung der Lagerprozesse innerhalb des Unternehmens. Neben einer lückenlosen Lagerbuchhaltung, der Erfassung sämtlicher Lagerbestände sowie aller Ein- und Ausgänge, ist die Wahl von erfolgsrelevanten Logistik Kennzahlen von zentraler Bedeutung.

Lager KPI Dashboard

Das oben dargestellte Lager KPI Dashboard bietet einen ganzheitlichen Blick auf alle beteiligten Prozesse zur Optimierung des Lager- und Logistik-Managements. Dabei werden unter anderem folgende Leistungskennzahlen detailliert betrachtet: die Lagerkosten (aufgeteilt in wichtige Kategorien), der zeitliche Verlauf der Lagergenauigkeit in den letzten 12 Monaten, die Anzahl der Sendungen nach Land sowie eine Übersicht über die Lieferzeiten innerhalb eines definierten Zeitfensters. Die Charttypen wurden sorgfältig ausgewählt, beispielweise eignen sich Gauge-Diagramme bzw. Tachometer sehr gut um den Grad der Zielerreichung visuell ansprechend darzustellen.

8. Einzelhandel KPI Cockpit


Gerade der wettbewerbsintensive (Online)-Einzelhandel steht heutzutage vor zahlreichen Herausforderungen, denn die Digitalisierung hat den Einzelhandel besonders drastisch verändert. Häufig mangelt es an einem mangelnden Verständnis der Kunden und es werden keine einzigartigen Kauferlebnisse geboten. Darüber hinaus fehlt häufig ein unkomplizierter Zugang zu Daten und entsprechende Tools, um Mitarbeiten die Möglichkeit zu geben, einen außergewöhnlichen Kundenservice zu bieten sowie eine intelligente Lieferkette zu gestalten, um die Lücke zwischen Nachfrage und Bereitstellung zu schließen.

Einzelhandel KPI Cockpit

Unsere oben dargestellt Dashboard-Vorlage stellt exemplarisch wichtige Kennzahlen im Einzelhandel für einen Online-Shop dar: der Gesamtumsatz, die Rückgabequote nach verschiedenen Produktkategorien, die Kundenbindungsrate sowie die Back-Order-Rate. Dabei liegt der Schwerpunkt des Dashboards deutlich auf kundenrelevante KPIs, denn hohe Rückgabequoten oder hohe Back-Order-Raten wirken sich in der Regel negativ auf die Kundenzufriedenheit und damit auch auf die Kundenloyalität aus.

9. Krankenhaus KPI Dashboard


Dies ist ein sehr spezifischer Anwendungsfall, jedoch ist das Gesundheitswesen ein essenzieller Bestandteil unseres Lebens und die erfolgreiche Leitung eines Krankenhauses durchaus herausfordernd. Auch hier helfen moderne Dashboard Lösungen Daten in Echtzeit zu analysieren, Probleme zeitnah zu identifizieren und jederzeit eine bestmögliche Patientenversorgung sicher zu stellen.

Krankenhaus KPI Dashboard

Unsere oben dargestellt Dashboard-Vorlage stellt exemplarisch wichtige Kennzahlen für ein Krankenhaus dar, welche eine effiziente Prozesssteuerung ermöglichen. Neben finanziellen Kennzahlen wie die Behandlungskosten liegt der Fokus hier auf wichtige Aspekte für die Patientenzufriedenheit, wie zum Beispiel die Wartezeiten für verschiedene Fachbereiche oder in der Notaufnahme.

Häufig als „Mismanaged Industrie“ verpönt, steht das Gesundheitswesen im Allgemeinen und die Krankenhäuser im Speziellen jedoch vor dem gleichen Problem wie viele Unternehmen in anderen Branchen: sie generieren riesigen Mengen an Daten, jedoch mangelt es an einer automatisierten Zusammenführung aller relevanter Daten in einer sicheren, zentralen Analytics-Plattform, um allumfassende Datenanalysen durchzuführen und wirklich datengetriebene Entscheidungen zu treffen.

10. FMCG Kennzahlen Cockpit


In unserem letzten Beispiel werfen wir einen Blick auf schnell umschlagende Verbrauchsgüter (Fast Moving Consumer Goods – FMCG), wozu unter anderem Getränke und Nahrungsmittel zählen. Aufgrund geringer Gewinnmargen und gleichzeitig hohen Nachfragen sowie kurzen Verkaufszyklen ist diese Branche besonders auf einen schnellen, unkomplizierten Zugang zu erfolgsrelevanten Daten angewiesen.

FMCG KPI Dashboard

Das gewählte Kennzahlen Cockpit ermöglicht einen schnellen Überblick über die wichtigsten FMCG-Kennzahlen: die sogenannte Regallücke (OOS – Out Of Stock), die rechtzeitige und vollständige Lieferung (Delivered On-Time & In-Full – OTIF), die durchschnittliche Länge des Verkaufszyklusses sowie den Anteil der verkauften Produkte innerhalb der Mindesthaltbarkeit. Dabei hat das Dashboard eine klare Struktur, verwendet adäquate Charttypen und das Design basiert lediglich auf wenige, sorgfältig ausgewählte Farben und folgt somit unseren besprochenen Best-Practices zur Dashboard-Erstellung.

Zusammenfassung & Handlungsempfehlung

In diesem Artikel haben wir zunächst den Begriff KPI Dashboard definiert und die Vorteile professioneller KPI Dashboards diskutiert. Anschließend haben wir Ihnen einige Tipps und Tricks bzw. Best Practices für Ihre eigene Dashboard-Erstellung gegeben, welche wir Ihnen mit der Hilfe von 10 ausgewählten Praxis-Beispielen für verschiedene Unternehmensfunktionen und Industrien verdeutlicht haben.

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