Berichtswesen (Reporting) Nutzen Sie die Möglichkeiten von modernem Reporting?

Unternehmen produzieren täglich eine riesige Menge an Daten und Informationen. Um ein Unternehmen erfolgreich zu führen und die richtigen Entscheidungen zu treffen, muss eine Verbindung zwischen den generierten Daten und der Verwendung der Informationen als Entscheidungsgrundlage geschaffen werden. Diese Verbindung stellt das so genannte Reporting, auch Berichtswesen genannt, her. Das Berichtswesen ist ein wichtiger Aufgabenbereich in jedem Unternehmen. Es unterstützt nicht nur die Entscheidungsprozesse, sondern dient auch zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben beispielsweise hinsichtlich der Buchführung und Bilanzierung. Im folgenden Beitrag erfahren Sie, was Reporting ist und welche Ziele es verfolgt. Wir verschaffen Ihnen einen Überblick über die Vorteile eines leistungsfähigen Berichtswesens und stellen Ihnen die Unterschiede zwischen dynamischem und statischem Reporting vor. Anschließend erhalten Sie fünf Tipps und Best Practices zur Erstellung aussagekräftiger Reports. Anhand einiger professioneller Vorlagen und Beispiele aus den verschiedenen Funktionsbereichen eines Unternehmens bringen wir Ihnen die theoretischen Informationen über des Berichtswesen praktisch näher. Abschließend nennen wir Ihnen einige wichtige Funktionen professioneller Reporting Software.

1) Was ist Reporting?

Der Begriff Reporting beschreibt das systematische Erstellen von Berichten auf Basis relevanter Unternehmensdaten und Informationen. Wichtigstes Ziel des Reportings ist die Unterstützung der Führungs- und Entscheidungsprozesse in den verschiedenen Unternehmensbereichen.

Der deutsche Begriff für Reporting lautet Berichtswesen. Das Reporting beinhaltet alle Verfahren, Maßnahmen, Prozesse und technischen Hilfsmittel, die zur systematischen Erstellung von Berichten notwendig sind. Zum Berichtswesen gehören die Extraktion, Aufbereitung, Speicherung und Analyse der Daten verschiedener Datenquellen und das Erzeugen von statischen oder dynamischen Reports sowie deren Verteilung. Die Berichte erfassen die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens mit der Hilfe von Key Performance Indicators (KPIs) und dienen als Basis für die Entscheidungs- und Führungsprozesse. Darüber hinaus erfüllen Reports rechtliche Vorgaben hinsichtlich beispielsweise der Buchführung, Bilanzierung oder anderer gesetzlicher Anforderungen. Weitere Aufgaben des Reportings sind beispielsweise die Auswertung des Kundenverhaltens oder die Analyse von Produktionsprozessen. Das Reporting ist wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens und kommt in vielen verschiedenen Unternehmensbereichen wie im Personalwesen, Vertrieb, Marketing, Kundenservice, Einkauf oder Management zum Einsatz. Nicht nur Führungskräfte, sondern auch andere Stakeholder gehören zur Zielgruppe. Das Berichtswesen unterstützt die verschiedenen Ebenen der strategischen und operativen Unternehmensführung. In großen Unternehmen ist das Berichtswesen häufig im Controlling angesiedelt. Es können aber auch andere Unternehmensbereiche für spezifische Reporting-Aufgaben verantwortlich sein.

Grundsätzlich ist eine Unterscheidung zwischen internem und externem Berichtswesen möglich. Das interne Berichtswesen im Controlling richtet sich an unternehmensinterne Zielgruppen wie Manager oder Projektleiter. Es werden Berichte wie Rentabilitäts-, Kosten- oder Budgetberichte erstellt und den Zielgruppen zur Verfügung gestellt. Externes Reporting hat Außenstehende als Zielgruppe. Beispielsweise sind das Investoren oder Behörden wie Finanzämter. Typische externe Berichte sind Bilanzen, Investorenberichte oder Steuerberichte. In der Regel haben sich diese Berichte an externe Vorgaben wie das Bilanzrecht zu halten und unterliegen gesetzlichen Meldefristen.

Die vom Reporting System generierten externen oder internen Berichte werden in gedruckter oder elektronischer Form bereitgestellt. Softwarelösungen und Tools unterstützen bei der Zusammenstellung, Aufbereitung und Präsentation der Berichte. Um die Informationen schnell erfassbar und leicht verständlich darzustellen, kommen Datenvisualisierungen beispielsweise in Form von Diagrammen und Graphen zum Einsatz.

2) Die Ziele eines modernen Berichtswesens

Ein modernes und leistungsfähiges Berichtswesen verfolgt verschiedene Ziele. Etabliert ein Unternehmen das Berichtswesen und Controlling korrekt und strategisch, erhält es leicht zugängliche, verständliche und tiefe Einblicke in die Prozesse. Verschiedene Unternehmensbereiche profitieren von zahlreichen Vorteilen. Im Folgenden erhalten Sie einen kurzen Überblick über die wichtigsten Ziele des Reportings:

a) Unterstützung der operativen und strategischen Unternehmensführung

Indem das Berichtswesen und Controlling auf Basis korrekter Daten die benötigten Informationen bereitstellt und anschaulich präsentiert, unterstützt es die operative und strategische Führung des Unternehmens. Für alle Ebenen, auf denen strategische oder operative Aufgaben zu erfüllen sind, stehen valide Informationen zur Verfügung.

b) Bereitstellung fundierter Entscheidungshilfen

Täglich müssen im Unternehmen Entscheidungen getroffen werden. Damit fundierte, auf Daten basierende Entscheidungen möglich sind, liefert das Reporting die entsprechenden Informationen. Alle für die jeweilige Entscheidung benötigten Daten werden aufbereitet und so präsentiert, dass nachhaltige, erfolgversprechende Entscheidungen möglich werden.

c) Zielgruppengerechte Präsentation fehlerfreier Daten und Informationen

Jede Zielgruppe hat einen besonderen Fokus und benötigt die Präsentation bestimmter Daten in einer spezifischen Form. Beispielsweise möchte ein Marketingmanager andere KPIs sehen als ein IT-Leiter oder ein Produktionsverantwortlicher. Das Reporting erfüllt diese Anforderung, indem es die jeweils relevanten Daten fehlerfrei und zielgruppenorientiert aufbereitet und anschaulich präsentiert.

d) Verbesserung der Transparenz im Unternehmen

Um optimale Voraussetzungen für den Erfolg eines Unternehmens zu schaffen, sind die vielen Prozesse vollständig und transparent abzubilden. Nur wenn alle Beteiligten Einblick in die für ihre Arbeit wichtigen Daten erhalten, werden die Abläufe nachvollziehbar und steuerbar. Durch die unternehmensweite Bereitstellung von Report verbessern Berichtswesen und Controlling die Transparenz.

e) Schaffung von Vergleichsmöglichkeiten

Viele Entscheidungen lassen sich nur treffen, indem Ist-Werte mit historischen Daten oder Zielvorgaben verglichen werden. Durch die sich ergebenden Unterschiede oder Trends können die richtigen Maßnahmen und Entscheidungen abgeleitet werden. Das Berichtswesen hat Zugriff auf historische und aktuelle Daten. In den Berichten lassen sich die gewünschten Vergleiche darstellen.

f) Bereitstellung einer einheitlichen Datenbasis

Nur wenn alle Unternehmensbereiche die gleiche Datenbasis nutzen, werden Missverständnisse und Fehlentscheidungen vermieden. Aufgrund der Vielfalt der verschiedenen internen und externen Datenquellen darf es aber nicht Aufgabe der einzelnen Bereiche sein, die benötigten Informationen zu sammeln und auszuwerten. Das Berichtswesen übernimmt diese Aufgabe und stellt zentral eine einheitliche Datenbasis zur Verfügung, aus der die verschiedenen Reports generiert werden.

g) Einhaltung rechtlicher Vorgaben

Ein Unternehmen hat zahlreiche rechtliche Vorgaben zu erfüllen oder Compliance-Richtlinien einzuhalten. Es bestehen strenge Vorgaben, zu welchen Zeitpunkten welche Berichte bereitgestellt werden müssen. Beispielsweise sind Bilanzen zu veröffentlichen, Gewinn- und Verlustrechnungen vorzulegen oder Personalberichte zu erstellen. Das Berichtswesen sorgt durch die teils automatische Generierung der Reports für die Einhaltung der Vorgaben.

h) Verkürzung der Prozesszeiten

In der modernen Unternehmenswelt muss schnell reagiert werden. Die Anforderungen, Prozesse oder Märkte verändern sich ständig. Berichtswesen und Controlling stellen Daten sehr schnell, teilweise sogar in Echtzeit zur Verfügung. Dynamische Live Dashboard Berichte ermöglichen schnelle Entscheidungsprozesse und verkürzen die Reaktionszeiten.

i) Valide Vorhersagen treffen

Entscheidungsträger benötigen valide Vorhersagen über zukünftige Entwicklungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Indem das Reporting historische und aktuelle Daten aufbereitet und mit intelligenten Algorithmen analysiert, lassen sich bestimmte Entwicklungen mit hoher Vorhersagegenauigkeit gut abschätzen. Auf Basis solcher Berichte fällt es den Verantwortlichen leichter, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Wie viele andere Tätigkeiten in einem Unternehmen hat sich über die Jahre auch das Berichtswesen kontinuierlich weiterentwickelt. Angefangen hat alles mit statischen Reports, die aufwendig mit verschiedenen Tools zusammengestellt werden mussten. Heute ist modernes Business Reporting dynamisch und interaktiv. Zur Erstellung von Berichten und Business Dashboards kommen moderne Self-Service BI Tools wie von datapine zum Einsatz. Doch was ist eigentlich statisches Reporting und was dynamisches, interaktives Reporting? Was versteht man unter einem Adhoc-Report und was sind die Vorteile des dynamischen Reportings gegenüber dem statischen?

a) Was ist statisches Reporting?

Statisches Reporting stellt Daten, Informationen oder Trends eines zuvor genau definierten Zeitpunkts oder Zeitraums zur Verfügung. Es liefert Einblicke in einen Geschäftsbereich und dient als Grundlage zur Entscheidungsfindung. Nach seiner initialen Verwendung wird der Report abgelegt und nur noch für historische Datenanalysen genutzt. Die im Report vorhandenen Informationen beziehen sich auf Daten eines Businessbereichs beispielsweise auf Verkaufsdaten oder Daten aus dem Kundenservice und wurden durch Datenanalysen zu einem bestimmten Zeitpunkt gewonnen.

Traditionelle statische Reports werden mit Programmen wie Excel, Word oder PowerPoint erstellt und anschließend in das benötigte Format wie das PDF- oder HTML-Format gebracht. Die Reports sind zwar eine verlässliche Informationsquelle, aber sie bieten kaum Spielraum, tiefer in die dargestellten Informationen einzutauchen. Die Nutzbarkeit und die Haltbarkeit der Informationen sind begrenzt.

b) Was ist dynamisches, interaktives Reporting?

Dynamische Echtzeit-Reports bieten 365/24/7-Zugang zu den aktuellsten Informationen. Sie ermöglichen es dem Anwender, mit den Daten zu interagieren, indem er interaktive Funktionen wie Filtermöglichkeiten nutzt. Durch diese Interaktivität lassen sich sowohl Basisdatenanalysen als auch fortgeschrittene Analysen durchführen.

Moderne Echtzeit-Reporting-Software wird durch intelligentes Machine Learning (ML) unterstützt. Sie liefert Vorhersagen und ist intuitiv bedienbar. Aufgrund der Interaktivität und Dynamik des Reportings mit seinen Live-Dashboards können Unternehmen schneller auf sich verändernde Bedingungen im Geschäftsumfeld reagieren. Für die sofortige Beantwortung spezifischer Fragestellungen lassen sich sogenannte Adhoc-Reports nutzen.

c) Was ist ein Adhoc-Report?

Ein Adhoc-Report wird für einen ganz spezifischen Businesszweck direkt erstellt. Anwender müssen nicht lange auf die Ergebnisse von Analyseprozessen warten, sondern können kritische Businessfragen sofort beantworten. Adhoc-Reports lassen sich zusätzlich zum üblichen Tages-, Wochen- oder Monatsreporting einsetzen und sorgen für noch mehr Substanz in den Entscheidungsprozessen. Waren in der Vergangenheit für das Adhoc-Reporting Datenwissenschaftler mit SQL-Kenntnissen notwendig, die die Abfragen aufwendig zusammenstellen mussten, bieten heutige Business Intelligence Lösungen auch normalen Business-Anwendern die Möglichkeit, Adhoc-Reports zu generieren und Datenvisualisierungen in das dynamische Reportings zu integrieren.

d) Die Unterschiede von statischem und dynamischen Reporting im Detail

Nachdem Sie jetzt wissen, was statisches oder dynamisches Reporting und Adhoc-Reports sind, gehen wir nun detailliert auf einzelne Unterschiede zwischen statischem und dynamischem Reporting ein. Die Unterschiede lassen sich in den folgenden vier Bereichen besonders gut verdeutlichen.

1) Zusammenhänge: Ein statischer Report enthält eine Momentaufnahme der Daten. Um die gewünschten Einblicke und Zusammenhänge über größere Zeiträume, zu verschiedenen Zeitpunkten oder über verschiedene Geschäftsbereiche zu erhalten, müssen mehrere Reports aus teils unterschiedlichen Datenquellen generiert und kombiniert werden. Das verursacht hohen Aufwand und fragmentiert das Reporting. Dynamisches Reporting hingegen konsolidiert alle relevanten Daten an zentraler Stelle. Daten über verschiedene Zeiträume zu vergleichen oder spezifische Werte zu ganz bestimmten Zeitpunkten zu erhalten, ist schnell und ohne großen Aufwand möglich. Die benötigten Zusammenhänge lassen sich intuitiv aus der zentralen Datenbasis, in der Regel ein Data Warehouse, herstellen.

2) Verfügbarkeit: Es ist zwar möglich, statische Reports in verschiedene Formate zu exportieren und die Ergebnisse in digitaler Form zu teilen, der Prozess ist aber manuell durchzuführen, fehleranfällig und benötigt Zeit. Dynamisches Reporting bietet deutlich mehr Möglichkeiten. Anwender können von überall, zu jeder Zeit und mit beliebigen Endgeräten Dashboards entwerfen, es aufrufen, Analysen durchführen, Ergebnisse visualisieren und tiefe Einblicke in Geschäftsprozesse nehmen.

3) Erfassbarkeit und Verständlichkeit: Statisches Reporting ist mehr auf Zahlen und Texte ausgerichtet und bietet keine interaktiven Features. Das menschliche Gehirn aber nimmt visualisierte Informationen schneller auf und versteht sie besser. Daher bietet moderne Dashboard Tools für dynamisches Reporting umfangreiche Visualisierungs- und Interaktionsmöglichkeiten. Key Performance Indikatoren (KPIs) werden anschaulich und verständlich präsentiert. Daten lassen sich im passenden Kontext darstellen und in Geschichten einbetten. Das Publikum nimmt die Informationen leichter auf und ist wesentlich aufmerksamer.

4) Skalierbarkeit und Haltbarkeit der Informationen: Statische Reports sind nur kurze Zeit hilfreich. Die Informationen sind quasi wie in Stein gemeißelt und haben ein Haltbarkeitsdatum. Dynamische Reports hingegen sind hinsichtlich Inhalt und Funktionalität variabel. Sie können sie mit der Zeit optimieren und den sich verändernden Anforderungen oder Bedingungen anpassen. Sie behalten ihre Gültigkeit und verändern sich mit Ihrem Unternehmen. Die Reports sind nahezu beliebig skalierbar und müssen nicht immer neu entworfen werden.

e) Beispiele

Nach so viel Theorie zu statischem und dynamischem Reporting lassen Sie uns jetzt zwei Beispiele für dynamisches internes und externes Reporting näher betrachten.

Das obige Bild zeigt ein KPI Dashboard aus dem Einkauf als Beispiel für internes dynamisches Reporting. Es stellt die Anzahl der Lieferanten, den Einkaufszyklus und wichtige KPIs wie die Compliance Rate visuell ansprechend dar. Auf den ersten Blick ist zu erkennen, dass von 804 Lieferanten 61% die Compliance Anforderungen akzeptiert haben. Ein anderer Informationsblock zeigt die Lieferanten unterteilt nach Gold, Silber und Bronze Partner. Ebenfalls visuell dargestellt werden die Compliance Raten für die wichtigsten Einkaufskategorien. Der rechte Bereich des Dashboards zeigt eine Übersicht über den Einkaufzyklus von der Platzierung einer Bestellung über die Lieferung bis zur Bezahlung. Die Lieferanten sind in drei Kategorien eingeteilt. So ist leicht erkennbar, welche Partner Aufträge am schnellsten umsetzen.

Unser zweites Beispiel zeigt dynamisches externes Reporting für Investoren. Das Management Dashboard stellt KPIs vor, die für Investoren von großem Interesse sind. Es visualisiert verschiedene Kennzahlen und deren Entwicklung über einen definierten Zeitraum. Anhand der Kennzahlen wie Gesamtkapitalrendite (Return on Assets / ROA), Eigenkapitalrendite (Return on Equity / ROE), Verschuldungsgrad (Debt-to-Equity-Ratio), Kurs-Gewinn-Verhältnis (Price-Earnings-Ratio) und Aktienpreis können sich Investoren schnell ein Bild machen, wie sich das Unternehmen entwickelt hat und ob eine Investition interessant ist beziehungsweise eine bereits erfolgte Investition sich gelohnt hat.

4) Effektive Reports erstellen - Best Practices

Nach diesen beiden Beispielen für dynamisches Reporting möchten wir Ihnen einige Tipps und Best Practices an die Hand geben, wie Sie selbst aussagekräftige Reports erstellen. Beachten Sie die folgenden fünf Tipps & Best Practices, ist das die beste Voraussetzung, dass Ihnen eindrucksvolle Reports gelingen.

1. Bestimmen Sie die Ziele Ihres Reportings

Jedes Business Reporting verfolgt ein bestimmtes Ziel. Beantworten Sie, bevor Sie Reports erstellen und Daten visualisieren, folgende Fragen:

Für was wird das Reporting benötigt?

Welche konkreten Faktoren beeinflussen das Business?

Wie vermitteln Sie diese Faktoren am besten?

Mit den richtigen Antworten auf diese Fragen klären Sie schnell, warum Sie Ihre Reports erstellen und was Sie Ihrer Zielgruppe mitteilen möchten. Die Auswahl der passenden Daten und Metriken fällt Ihnen wesentlich leichter.

2. Wählen Sie die richtigen KPIs für Ihr Reporting-Ziel und Ihre Zielgruppe aus

Die Auswahl der richtigen KPIs hängt von der Zielsetzung und der Zielgruppe des Reportings ab und ist entscheidend für ein effektives Berichtswesen. Beispielsweise möchte ein Sales Manager andere KPIs sehen als ein Marketing Manager oder ein CEO. Um die richtigen KPIs auszuwählen, ist es sinnvoll, sich zu überlegen, welche Antworten auf welche Fragen eine bestimmte Zielgruppe erwartet. Während ein Vertriebsleiter zum Beispiel die Vertriebskennzahlen seiner Sales Manager interessiert, möchte ein Marketing Manager vielleicht wissen, welche Werbemaßnahmen hinsichtlich der Konversionsraten am erfolgreichsten sind.

3. Berücksichtigen Sie Kundenfeedback und integrieren Sie es in Ihr Berichtswesen

Das Feedback der Kunden ist ein wichtiger Indikator für die Effektivität vieler Betriebsprozesse. Es verdeutlicht die Performance eines Unternehmens in den verschiedenen Bereichen und zeigt, wie gut es gelingt, auf die Wünsche und Anforderungen der Kunden einzugehen. Sie erfahren durch Kundenfeedback, was Sie richtig machen und wo etwas schiefläuft. Beispielsweise lassen sich Schwachpunkte im Kundenservice identifizieren. In Kombination mit den richtigen KPIs kann die Zielgruppe des Reportings schnell die passenden Maßnahmen ableiten, um die erkannten Probleme anzugehen. Sinnvolles Kundenfeedback für das Berichtswesen ist beispielsweise das Verlaufsdiagramm einer Online-Kundenzufriedenheitsbefragung. Soll tiefer auf die Rückmeldungen der Kunden eingegangen werden, lassen sich Kundenkommentare anzeigen. Sie verdeutlichen ganz konkret, was die Ursachen für den Anstieg oder den Abfall der Kundenzufriedenheit sind.

4. Binden Sie die Daten in eine Geschichte ein (Storytelling)

Nackte Daten und Datenvisualisierungen zu zeigen, kann die Zielgruppe schnell überfordern. Sinnvoller ist es, Zahlen und Fakten in eine Geschichte einzubinden. Menschen lassen sich schneller überzeugen, wenn Informationen im passenden Kontext dargestellt werden. Verdeutlichen Sie Zusammenhänge und Bedeutungen, indem Sie dem Betrachter Vergleiche ermöglichen. Ihr Storytelling sollte Anfang, Mittelteil und Ende haben. Das erreichen Sie beispielsweise mit der Darstellung zeitlicher Verläufe und der Einbindung historischer Daten sowie Prognosen. Hier finden Sie weitere, wertvolle Tipps für Ihr Reporting- und Dashboard Design.

5. Nutzen Sie dynamisches Reporting und verwenden Sie interaktive Dashboards

Einer der wichtigsten Tipps für ein effektives Berichtswesen und aussagekräftige Reports ist die Verwendung interaktiver Dashboards. Papierbasierte Berichte sollten endgültig der Vergangenheit angehören. Konzentrieren Sie sich auf die vielen Möglichkeiten des digitalen Reportings. Dynamische Reports aktualisieren sich in Echtzeit, lassen sich individuell anpassen und sparen Zeit. Ihre Zielgruppe kann bei Bedarf per Mausklick tiefere Einblicke in bestimmte Daten nehmen oder sich einen Überblick über Informationen verschaffen. Digitale Dashboards lassen sich schnell mit anderen teilen und erlauben es verschiedenen Abteilungen, parallel mit den Reportings zu arbeiten. Für weitere Informationen finden Sie hier einen Artikel über die (interaktiven) Funktionen moderner Dashboard Software.

Sie müssen das Berichtswesen nicht jedes Mal selbst komplett neu erfinden. Für verschiedene Unternehmensfunktionen sind immer wieder vergleichbare Reports zu erstellen, die ähnliche KPIs zeigen. Ein modernes Reporting System stellt Ihnen in der Regel eine passende Reporting-Vorlage für Ihr konkretes Business Reporting zur Verfügung. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige ausgewählte Beispiele für verschiedene Unternehmensfunktionen vor, die sich jeweils als Reporting-Vorlage verwenden lassen. Wir zeigen Ihnen gutes Vertriebsreporting, Marketingreporting, Finanzreporting, Managementreporting, Personalreporting, Kundenservicereporting, Einkaufsreporting und IT-Reporting.

Beispiel 1: Vertriebsreporting

Das gezeigte Sales Dashhboard für das Vertriebsreporting ist ein effektives Tool zur Überwachung wichtiger Verkaufs-KPIs. Es bietet einen guten Überblick über den Erfolg und die Entwicklung der Aktivitäten des Vertriebs. KPIs, die im Fokus dieses Reportings stehen, sind Umsatzzahlen, durchschnittliche Erlöse pro Unit (ARPU), Kosten für Kundenakquisitionen (CAC) und Customer Lifetime Values (CLV). Mit Hilfe des Dashboards lässt sich zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen, ob die Vertriebsziele erreicht werden. Auf Basis der in der Reporting-Vorlage gezeigten Informationen fällt es den Verantwortlichen leichter, die richtigen strategischen Entscheidungen zu treffen. Eine spannende Möglichkeit in diesem Vertriebsreporting sind die integrieren Drill-Down-Funktionen. Sie erlauben die nähere Betrachtung der KPIs und die Untersuchung von Wechselwirkungen.

Beispiel 2: Marketingreporting

Mit diesem Marketing Dashboard behalten die Verantwortlichen die wichtigsten Marketing Kennzahlen. Die Reporting-Vorlage vermittelt einen guten Überblick über die Leistung der verschiedenen Kampagnen und Kanäle. Das Beispiel beginnt mit einer Gegenüberstellung der tatsächlichen Kosten und der geplanten Kosten. Aufgeschlüsselt nach Kampagnen stellen Sie schnell fest, ob Sie noch im jeweils anvisierten Budgetrahmen sind. Ein weiterer wichtiger KPI dieser Reporting-Vorlage ist die Klickrate (CTR) der bezahlten Suchmaschinenkampagnen. Für jede Kampagne lassen sich die CTRs verfolgen. Komplettiert wird das Marketingreporting von Visualisierungen der KPIs Kosten-Pro-Klick (CPC) und Kosten pro Akquisition (CPA), jeweils aufgeschlüsselt nach Kanal und/oder Kampagne.

Beispiel 3: Finanzreporting

Das obige Finanzreporting Beispiel stellt mit Hilfe eines übersichtlichen Dashboards die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens visuell aufbereitet vor. Es beinhaltet die Erlöse inklusive aller relevanten Finanzkennzahlen. Ausgehende von den Umsatzerlösen werden die entstandenen Kosten subtrahiert. Das Ergebnis ist der Bruttogewinn. Weitere Subtraktionen der betrieblichen Ausgaben und der Steuern liefern den Nettogewinn. Die Reporting-Vorlage teilt die Betriebsausgaben in die Kategorien Verwaltung, IT, Marketing und Vertrieb auf. Neben der Gewinn- und Verlustrechnung zeigt das Dashboard weitere wichtige Kennzahlen wie die Profitabilität. Das jeweilige Monatsreporting für OPEX und EBIT gibt Aufschluss über die Entwicklung der Kennzahlen.

Beispiel 4: Managementreporting

Ein Management Report soll Führungskräfte in die Lage versetzen, schnelle und fundierte Entscheidungen zu treffen. Ein gutes Beispiel ist das hier gezeigte Management Dashboard. Es visualisiert verschiedene Umsatz- und Kundendaten. Der erwirtschaftete Umsatz wird in Bezug zu den Zielvorgaben gesetzt. Das enthaltene Monatsreporting zeigt die Entwicklung über die letzten Monate und die Vergleiche zu den Monaten im Vorjahr. Es ist ein guter Indikator für die Entwicklung des Unternehmens. Anhand des durchschnittlichen Umsatzes je Kunde wird der Erfolg der getroffenen Cross- und Up-Selling-Maßnahmen sichtbar. Die Basis für die Berechnung des Customer Lifetime Value (CLV) ist der Umsatz je Kunde. Der CLV-Wert gibt Auskunft über die Profitabilität eines Geschäftsmodells. Komplettiert wird das Managementreporting von den Akquisekosten pro Kunde (Customer Acquisition Cost - CAC).

Beispiel 5: Personalreporting

Für die Personalabteilung (Human Ressources) lassen sich verschiedene Reporting-Vorlagen nutzen. Das dargestellte Beispiel eines Personalreportings zeigt ein professionelles HR Dashboard. Mit Hilfe des Reportings lassen sich die Leistungen der Mitarbeiter detailliert verfolgen. Probleme können frühzeitig erkannt oder prognostiziert werden. Gleich oben Links finden Sie die durchschnittlichen Fehlzeiten der Mitarbeiter. Rechts daneben ist die Entwicklung der Fehlzeiten über die letzten fünf Jahre visualisiert. Es werden Rückschlüsse beispielsweise auf Engagement oder Motivation der Belegschaft möglich. Eine weitere wichtige Kennzahl des Personalreportings ist die Mitarbeitereffektivität (Overall Labor Effectiveness - OLE). Sowohl die Entwicklung über die letzten Jahre als auch die Aufschlüsselung nach Abteilungen sind im Dashboard enthalten.

Beispiel 6: Kundenservicereporting

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg und das Image eines Unternehmens ist der Kundenservice. Das Kundenservicereporting ist daher für verschiedene Zielgruppen wie Teamleiter, höhere Führungsebenen oder Kundenbetreuer relevant. Der Schwerpunkt dieses Dashboards liegt auf der Überwachung der Performance des Kundenservice-Teams. Hierfür werden die Kundenservice KPIs First Call Resolution (FCR) und die durchschnittliche Antwortzeit herangezogen. Die First Call Resolution (FCR) gibt Auskunft über die Quote der Lösungen beim ersten Kontakt mit dem Kunden. Sie zeigt, wie schnell und effektiv ein Kundenanliegen gelöst wird. Das Monatsreporting rechts daneben stellt die zeitliche Entwicklung von First Call Resolution, Second Call Resolution und Third Call Resolution sowie der ungelösten Anliegen dar. Im unteren Teil des Dashboards ist die durchschnittliche Antwortzeit (Average Response Time) auf telefonische Anfragen insgesamt und nach Wochentagen aufgeteilt visualisiert. Stoßzeiten sind identifizierbar und der Personalbedarf planbar. Über Filteroptionen lassen sich mit einer solchen Reporting-Vorlage Dashboards für verschiedene Supportkanäle erstellen.

Beispiel 7: Einkaufsreporting

Dieses Beispiel-Dashboard wurde zur Überwachung zentraler Einkaufskennzahlen entwickelt. Das Einkaufsreporting mit dem Lieferanten KPI Dashboard ermöglicht einen detaillierten Blick auf das Lieferantennetzwerk. Die im oberen Bereich des Dashboards dargestellte Defektrate erlaubt die Überwachung der Qualität der gelieferten Waren. Der zeitliche Verlauf über die letzten zwölf Monate ist ebenfalls zu sehen. Die Lieferantenverfügbarkeit ist ein weiterer wichtiger KPI. Eine geringe Verfügbarkeit kann bei wenigen Lieferanten zu ernsthaften Problemen führen. Komplettiert wird das Lieferanten KPI Dashboard vom Kennwert der Lead Time. Sie bildet die Zeit von der Bestellung bis zum Erhalt einer Ware oder einer Dienstleistung ab. Der zeitliche Verlauf zeigt, dass in den letzten beiden Monaten der kritische Wert von 16 Tagen nicht eingehalten werden konnte. Die Aufschlüsselung der Lieferzeiten nach verschiedenen Lieferanten lässt erkennen, welcher Lieferant die vereinbarten Fristen am häufigsten versäumt.

Beispiel 8: IT-Reporting

Das Berichtswesen ist auch dafür geeignet, IT-Kennzahlen zu überwachen. Mit Hilfe des dargestellten Projektmanagement Dashboards werden IT-Projekte detailliert analysierbar. Es zeigt den aktuellen Status des Projekts und die Phase, indem es sich befindet. Die Visualisierung im oberen Dashboard-Bereich ist in die vier Phasen Planung, Design, Entwicklung und Test aufgeteilt. Schnell ist erkennbar, dass sich das Projekt in der Entwicklungsphase befindet und diese bereits zu 67 Prozent abgeschlossen ist. Im zweiten Teil des IT-Reports werden vier wichtige KPIs näher beleuchtet. Diese KPIs sind das Projektbudget, die überfälligen Aufgaben, die nächsten einzuhaltenden Fristen und der Workload. Das integrierte Workload-Diagramm gibt ganz konkret darüber Auskunft, wie die einzelnen Projektmitarbeiter ausgelastet sind.

Unternehmen benötigen für ein effektives Berichtswesen ein intelligentes Reporting-System und intuitiv bedienbare Werkzeuge. Professionelle Reporting Tools wie von datapine bietet entsprechende Lösungen. Die Software hilft, die riesigen Datenmengen zu managen, zu analysieren, zu visualisieren und sie in aussagekräftige Informationen zu verwandeln. Wichtige Informationen bleiben nicht mehr in fragmentierten Datensilos versteckt, sondern finden in den Entscheidungsprozessen Berücksichtigung. Das Business Reporting für die verschiedenen Unternehmensfunktionen ist mit wenigen Klicks erstellt und an die Zielgruppen verteilt. Visualisierte Reports und Daten im passenden Kontext sorgen für das schnelle Erfassen der Informationen und das Ableiten der richtigen Maßnahmen. Reporting Tools sind intuitiv bedienbar, binden verschiedenste Datenquellen ein und generieren hochwertige elektronische Berichte wie dynamische interaktive Dashboards. Damit Sie einen Eindruck bekommen, was ein modernes Reporting-System zu leisten vermag, stellen wir Ihnen einige wichtige Funktionen professioneller Reporting Software vor:

a) automatisiertes Generieren und Verteilen benutzerdefinierter Reports

Das Reporting System erstellt in regelmäßigen Abständen automatisiert Berichte. Diese sind auf Basis beispielsweise von Filterwerten an die jeweiligen Zielgruppen anpassbar und lassen sich ebenfalls automatisiert verteilen. Die Berichte werden per E-Mail versandt, über einen Link bereitgestellt oder in eine vorhandene Anwendung eingebettet.

b) manuelle Exportfunktionen für unterschiedliche Formate

Nicht immer wird ein Bericht in Form eines interaktiven Dashboards benötigt. Auch die Berichte eines modernen Reporting-Systems müssen ab und an in bestimmten Formaten konvertiert werden. Professionelle Software bietet eine Vielzahl an Exportfunktionen. Berichte und Daten können mit wenigen Mausklicks in das gewünschte Grafik- oder Datenformat wie XLS, PDF, PNG oder CSV verwandelt werden.

c) geschützte, individuelle Reporting-Ansichten

Nicht jeder Mitarbeiter oder externe Partner darf jeden Bericht sehen. Die gelieferten Inhalte sind vor der Präsentation an die jeweilige Zielgruppe anzupassen und vor Unbefugten zu schützen. Realisieren lässt sich das über einen geschützten Viewer-Bereiche. Anwender erhalten nur auf die Dashboards, Daten und Filteroptionen Zugriff, die für sie freigeschaltet sind. Sensible Unternehmensdaten werden geschützt und individuelle Inhalte bereitgestellt.

d) intuitive Möglichkeiten zur Interaktion mit den Berichten

Anwender möchten auf Basis der bereitgestellten Berichte häufig tiefer in die Daten eindringen und weiterführende Analysen durchführen. Daten sollen aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet und Informationen gefiltert werden. Ein professionelles Reporting-System löst diese Anforderung, indem es benutzerfreundliche, intuitive Möglichkeiten zur Interaktion mit den Berichten bietet. Zu diesen Interaktionsmöglichkeiten zählen beispielsweise Drill-Downs, Zoom-Funktionen, Drill-Throughs, Widgets für Zeitintervalle, Filterfunktionen oder dynamische Textfelder.

e) Predictive Analytics und Vorhersagen

Wichtige Aufgabe des Berichtswesens ist nicht nur die Abbildung des Ist-Stands oder der Vergangenheit, sondern auch das Ableiten von Prognosen aus der vorhandenen Datenbasis. Predictive Analytics moderner Datenanalyse Software nutzt hierfür die Künstliche Intelligenz (KI) und Algorithmen des Maschinellen Lernens (ML). So lassen sich automatisch Trends erkennen, intelligente Datenalarme erzeugen oder verlässliche Vorhersagen treffen.

f) Bereitstellung von Vorlagen für die verschiedenen Unternehmensfunktionen

Für Ihr Berichtswesen müssen Sie das Rad nicht jedes Mal neu erfinden. Häufig verwenden Unternehmen verschiedener Branchen für die unterschiedlichen Unternehmensfunktionen ähnliche Reports. Professionelle KPI Reporting Software liefert die passenden Vorlagen. Sie lassen sich mit wenigen Klicks individuell anpassen und stellen die jeweils interessanten KPIs visuell ansprechend dar.

g) viele verschieden Charttypen

Abhängig davon, ob zeitliche Verläufe, Metriken, Vergleiche oder Zusammenhänge dargestellt werden sollen, eignen sich bestimmte Charttypen unterschiedlich gut. Eine professionelle Software bietet Ihnen eine große Auswahl an verschiedenen Charttypen. Alle gängigen Diagrammarten und Charts wie Säulendiagramme, Balkendiagramm, Kreisdiagramme, Flächendiagramme, Tachodiagramme, Blasendiagramme, Streudiagramme, Netzdiagramme, Karten und viele mehr sollten zur Verfügung stehen und individuell vielfältig anpassbar sein.

h) Funktionen für Texte, Bilder und Symbole

Das Zahlenwerk und die Diagramme Ihrer Berichte lassen sich mit Bildern, Symbolen oder Texten erklären und verständlicher gestalten. Professionelle Software sollte es Ihnen ermöglichen, individuelle Texte, angepasste Symbole oder beliebige Bilder mit wenigen Klicks einzufügen. Sinnvoll ist eine integrierte Bibliothek für Symbole, Icons und einfache Bilder, die die am häufigsten benötigten Elemente für Sie bereithält.

i) standort-, zeit- und geräteunabhängiger Zugriff auf Daten und Berichte

Die heutige Geschäftswelt ist dynamisch und verändert sich schnell. Um die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit zu treffen, bieten moderne BI Tools jederzeit, überall und mit beliebigen Endgeräten Zugriff auf die für den Entscheidungsprozess benötigten Daten und Berichte. Reporting- und Dashboard-Lösungen als Software as a Service (SaaS) aus der Cloud stellen geeignete Lösungen bereit. Sie bieten die notwendige Flexibilität und Agilität.

Diese Liste lässt sich noch beliebig fortsetzen. Die hier genannten Funktionen sollten Ihnen aber bereits einen guten Eindruck darüber vermitteln, was Ihnen ein professionelles Reporting System wie das von datapine bietet.

7) Zusammenfassung & Handlungsempfehlungen

In diesem Beitrag haben wir Ihnen erklärt, was das Berichtswesen ist, was die Ziele eines modernen Berichtswesens sind und welche Unterschiede zwischen statischem und dynamischem Reporting bestehen. Dank einiger Tipps & Best Practices wissen Sie, wie Sie aussagekräftige Reports erstellen. Zur Verdeutlichung haben wir Ihnen zudem einige professionelle Beispiele und Reporting-Vorlagen für unterschiedliche Unternehmensbereiche wie das Vertriebsreporting oder das Marketingreporting vorgestellt. Abschließend erhielten Sie einen Überblick über die wichtigsten Funktionen professioneller Software.

datapine bietet Ihnen die Möglichkeit, die Software 14 Tage lang kostenlos zu testen. Erstellen Sie in diesem Testzeitraum selbst Berichte, visualisieren Sie Daten und überzeugen Sie sich davon, wie nützlich das Business Reporting auch für Ihr Unternehmen sein kann. Mit wenigen Klicks erstellen Sie beispielsweise ein Monatsreporting für Ihre Abteilung oder Ihr Unternehmen und beeindrucken Mitarbeiter oder Führungskräfte. Starten Sie noch heute einen kostenlosen 14-tägigen Test!