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Dashboard Beispiele für den Einkauf

KPI Dashboard für den Einkauf

Dashboards für den Einkauf - Beispiel #1: KPI Dashboard

Heutzutage ist ein professioneller Einkauf für nahezu jedes Unternehmen in diversen Branchen ein zentraler Erfolgsfaktor, wenn Rohstoffe, Waren, Produkte oder Dienstleistungen extern eingekauft werden. Der „klassische Einkauf“ beschränkt sich nicht mehr nur auf produzierende Unternehmen, welche benötigte Rohstoffe und Waren einkaufen, sondern spielt beispielsweise auch in großen Medienunternehmen, welche viele externe Dienstleistungen in Anspruch nehmen, eine entscheidende Rolle bei der Kostenoptimierung. Moderne, interaktive KPI Dashboard Tools wie datapine helfen Ihnen dabei, alle relevanten Kennzahlen immer im Blick zu haben und Ihren Einkauf effektiv zu steuern. Zur Veranschaulichung Ihrer Möglichkeiten haben wir 3 Dashboard Beispiele für den Einkauf für Sie erstellt.

Unser erstes Beispiel ist das „KPI Dashboard für den Einkauf“. Es werden u. a. die Compliance Rate, die Anzahl der Lieferanten und der gesamte Einkaufszyklus visuell ansprechend dargestellt. Bezüglich der Compliance Anforderungen an die Lieferanten können wir sehen, dass von den 804 Lieferanten 61% diese akzeptiert haben. Dies Anforderungen können von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein und umfassen beispielsweise Vereinbarungen zu Bearbeitungs- und Lieferzeiten oder Sonderrabatte. Anschließende wurden die Lieferanten mit Hilfe einer ABC-Analyse noch detaillierter in Gold, Silber und Bronze Partner unterteilt. Darüber hinaus ist es sinnvoll, die Compliance Raten für die wichtigsten Einkaufskategorien noch genauer zu betrachten. Häufig gibt es hier große Unterschiede, wie in unserem Beispiel mit Compliance Raten von 9 – 75% exemplarisch dargestellt. Eine solche Übersicht hilft Ihnen dabei, Bereiche mit geringen Compliance Raten schnell zu identifizieren und anschließend genauer zu betrachten.

Auf der rechten Seite des Dashboards finden Sie eine Übersicht über den gesamten Einkaufszyklus von der Orderplatzierung bis zur Lieferung und Bezahlung. Auch hier wurden die Lieferanten anschließend in 3 Kategorien eingeteilt, um schnell die Partner zu identifizieren, welche Ihre Aufträge am schnellsten umsetzen können.

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Lieferanten KPI Dashboard

Dashboards für den Einkauf - Beispiel #2: Lieferanten KPI Dashboard

Unser zweites Dashboard Beispiel für den Einkauf – das Lieferanten KPI Dashboard – wirft noch einen detaillierten Blick auf Ihr gesamtes Lieferantennetzwerk. Dank moderner, interaktiver Dashboards Tools wie datapine können Sie sich die entsprechenden Kennzahlen kumuliert für alle Lieferanten, Subgruppen oder einzelne Lieferanten mit wenigen Klicks darstellen lassen.

Im oberen Teils des Dashboards wird zunächst die Defektrate dargestellt, mit welcher Sie die Qualität der gelieferten Waren bzw. Dienstleistungen Ihrer Lieferanten überwachen können. Neben dem zeitlichen Verlauf dieser in den letzten 12 Monaten wird sie auch noch in 3 Kategorien unterteilt: „Impact“, „No impact“ und „Rejected“. Dies informiert Sie darüber, ob die festgestellten Mängel kritisch sind und ob sie vom Lieferanten abgelehnt worden sind. Eine weitere wichtige Kennzahl ist die Lieferantenverfügbarkeit, welche einen elementaren Einfluss auf die effektive Gestaltung einer Lieferkette hat. Besonders wenn Sie auf vergleichsweise wenige Lieferanten vertrauen, kann eine geringe Verfügbarkeit der Lieferanten (unter 90%) schnell zu ernsthaften Problemen führen. In unserem Beispiel war die Lieferantenverfügbarkeit in drei der letzten zwölf Monaten unter dieser kritischen Marke.

Neben der Verfügbarkeit der Lieferanten spielt auch die Lead Time eine zentrale Rolle, welche die gesamte Zeit von der Bestellung (und eventueller Vorlaufzeit) bis zur finalen Prüfung der Ware bzw. Dienstleistung nach Erhalt abbildet. In unserem Lieferanten KPI Beispiel Dashboard können wir erkennen, dass die Lead Time in den letzten zwei Monaten die kritische Grenze von 16 Tagen überschritten hat. Hier sollte analysiert werden, worauf dies zurückzuführen ist. Dabei kann Ihnen eine detaillierte Analyse der Lieferzeiten Ihrer einzelnen Lieferanten helfen, welche wir beispielhaft im unteren rechten Bereich des Dashboards dargestellt haben. Es ist schnell zu erkennen, dass “Supplier 3” den vereinbarten Fristen nicht gerecht wird, da die Aufträge zu 35% zu spät abgeschlossen werden. Dementsprechend sollte diese Erkenntnis bei der Vergabe der nächsten Aufträge berücksichtigt werden.

Erfahren Sie mehr über alle relevanten Einkaufskennzahlen Einkauf KPIs anschauen

BESCHAFFUNGSKOSTEN DASHBOARD

Dashboards für den Einkauf - Beispiel #3: Beschaffungskosten Dashboard

Unser letztes Einkauf Dashboard Beispiel beschäftigt sich mit einigen zentralen finanziellen Kennzahlen in der Beschaffung. Auf der linken Seite werden ausgewählte Kennzahlen (Interne Auftragskosten, Kostenreduzierung, Kostenvermeidung, Kapitalrendite) mit den aktuellen Werten für dieses Jahr und dem Trend in den letzten 5 Jahren dargestellt. So können Sie schnell erkennen, ob die finanzielle Performance Ihrer Einkaufsabteilung sich positiv entwickelt. Dank der weiteren anschaulichen Datenvisualisierungen können Sie neue wertvolle Erkenntnisse gewinnen wie z. B. bei welchen Lieferanten konnten Sie die Kosten am stärksten reduzieren? In welcher Relation stehen Kostenreduzierung und Kostenvermeidung für unterschiedliche Einkaufskategorien? Wie profitabel sind Investitionen in Ihre Einkaufsabteilung?

Die Kostenreduzierung ist wahrscheinlich dabei die wichtigste Kennzahl, da diese besonders gerne vom Top Management herangezogen wird. Sie spiegelt den monetären Vorteil wider, welcher beispielsweise durch die Auswahl der richtigen Lieferanten, erfolgreiche Verhandlungsführungen oder Prozessoptimierungen generiert wurde. Die „Beliebtheit“ von Kostenreduzierungen sind schnell erklärt: sie wirken sich direkt auf die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) aus. Eine Kennzahl, welcher in der Regel wenig Beachtung geschenkt und vom Finanzcontrolling nicht erfasst wird, ist die Kostenvermeidung. Ein Beispiel wäre die Vermeidung von Kostensteigerungen bei zukünftigen Aufträgen durch die Wahl einer längeren Vertragslaufzeit mit einem Lieferanten. Auch wenn sich die Kostenvermeidung nicht direkt auf die GuV auswirkt, stellt diese einen Verhandlungserfolg der Einkaufsabteilung dar. In der Regel ist es sinnvoll, diese „soft savings“ in Relation zu den „hard savings“ (Kostenreduzierung) genauer für Ihre relevanten Einkaufskategorien zu betrachten.

Eine weitere wichtige Kennzahl auf unserem Beschaffungskosten Dashboard ist die Kapitalrendite (ROI – Return on Investment), womit sie den finanziellen Mehrwert von Investitionen in den Einkauf messbar machen können. Beispielsweise wenn sie in weitere Mitarbeiter oder neue Software investieren. Auf den Einkauf angewendet berechnen Sie die Kapitalrendite, indem Sie die realisierten Kosteneinsparungen bei Ihren Einkaufsaufträgen durch die Gesamtkosten der Investition teilen. Häufig wird der ROI für den Einkauf als Verhältnis angegeben und nicht wie in vielen anderen Unternehmensbereichen als Prozentwert. Zur Verdeutlichung folgendes Szenario: Sie investieren in eine Software, welche Sie jährlich 20.000€ Lizenzgebühren kostet. Durch den Einsatz der Software können Sie jedoch pro Jahr ca. 200.000€ Kosteneinsparungen bei Ihren Einkaufsaufträgen realisieren. Dies bedeutet, Ihr ROI wäre 10 (200.000€ / 20.000€) bzw. 1000%. Daher wäre diese Investition ohne jeden Zweifel äußerst sinnvoll.

Innovative Dashboards für den Einkauf helfen Ihnen dabei, jederzeit alle relevanten Informationen übersichtlich in einer zentralen Plattform zur Hand zu haben. Dies ermöglicht es Ihnen, immer aktuelle Kennzahlen bei Ihren wichtigen Einkaufsentscheidungen zu berücksichtigen. Gerne können Sie datapine 14 Tage kostenlos testen und sich selbst überzeugen oder uns mit Ihrem konkreten Anwendungsfall kontaktieren. Wir beraten Sie gerne!

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