Geschäftsanwender bei der Arbeit mit einem Self-Service BI Tool

Self-Service BI Tools Wie profitieren Sie von moderner Self-Service Business Intelligence?

Entdecken Sie die Vorteile von Self-Service BI Tools

Das ständig steigende Aufkommen an Geschäftsdaten macht es für Unternehmen immer wichtiger, die Daten mithilfe von Business Intelligence zu managen und zu analysieren. Die Anstrengungen hierfür müssen intensiviert und gebündelt werden, denn aus den Daten lassen sich wichtige Erkenntnisse über die erzielte Performance gewinnen, zukünftige Ereignisse vorhersehen und Probleme verhindern, noch bevor sie akut werden. Unabhängig von den Konjunkturschwankungen nimmt das Investment in BI Tools für qualitativ hochwertige und tiefe Einblicke in die Geschäftsdaten beständig zu. In den letzten Jahren hat sich dieser Trend weiter beschleunigt. Die Unternehmen gehen immer mehr dazu über, Daten nicht mehr nur hinsichtlich ihres wirtschaftlichen Wachstums und stetiger Prozessoptimierungen zu analysieren, sondern ihr Business auf täglicher Basis zu managen.

Um sich von der Konkurrenz abzusetzen, Kosten zu senken und Gewinne zu steigern, sind intelligente Entscheidungen zu treffen. Dies ist nur möglich, wenn die Entscheidungen auf relevanten und zuverlässigen Daten basieren. Genau hier setzt die Business Intelligence an und liefert wertvolle Hilfestellungen und Lösungen. Zeiten, in denen aufgrund der hohen Komplexität, der enormen Kosten und des benötigten Know-hows nur größere Unternehmen Business Intelligence einsetzten konnten, sind längst vorbei. Heute kaufen und nutzen auch kleinere und mittlere Unternehmen (KMUs) in erheblichem Umfang BI-Lösungen. Anwendungen, Tools und Software werden für die Unternehmen immer erschwinglicher. Die Einführung von Self-Service Business Intelligence (SSBI) ermöglicht es nahezu jedem, tiefgehende Analysen anwenderfreundlich zu erstellen.

Unser Artikel konzentriert sich genau auf diese Sachverhalte. Wir erklären Ihnen, was Self-Service Business Intelligence ist, vergleichen traditionelle BI mit Self-Service BI, nennen Ihnen die wichtigsten Vorteile und erläutern, wie die Tools gestaltet sein sollten, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Abschließend präsentieren wir Ihnen die beste praktische Vorgehensweise, um die Software bestmöglich einzusetzen und maximalen Nutzen mithilfe moderner Business Intelligence zu generieren.

1) Was ist Self-Service BI?

Self-Service BI sind moderne Tools und Software-Lösungen für Unternehmen, die es Geschäftsanwendern ermöglichen, ohne tiefes IT-Spezialwissen Daten zu analysieren und mit der Hilfe professioneller Datenvisualisierungen, Dashboards und Berichte zu visualisieren.

Self-Service BI Elemente

Anwender wie Entscheidungsträger haben an jeder Stelle des Analyseprozesses die Möglichkeit, Daten auszuwählen, Analysen durchzuführen, Visualisierungen und Reports zu generieren und die Ergebnisse mit anderen zu teilen. Die Analysen selbst sind abhängig von den jeweiligen Anforderungen des Anwenders variabel gestaltbar. Im Hintergrund übersetzt ein intelligenter Abstraktionsschicht die Interaktionen des Anwenders in ausführbare Datenbankabfragen. Leistungsstarke proprietäre Analyse-Engines unterstützen die Abstraktionsschicht während dieses Vorgangs. Anschließend können Sie ihre Daten und Ergebnisse mithilfe anschaulicher Visualisierungen sichtbar und leicht verständlich lesbar machen. Die Ergebnis-Charts und -Tabellen lassen sich über dynamische KPI dashboards einfach mit anderen teilen. So hat jeder in Ihrem Unternehmen die Chance, am Prozess der Datenauswertung teilzunehmen und die Ergebnisse zu verstehen. Die Datenanalyse bleibt nicht mehr nur der IT-Abteilung oder den Datenanalysten vorbehalten. Führende Self-Service BI Software bietet Ihnen darüber hinaus anwenderfreundliche prädiktive Analysemodelle (Predictive Analytics), für die Sie Ihre Daten und Auswertungen abhängig von den zu beantwortenden Fragestellungen selbst und ohne großen Aufwand zusammenstellen können.

Traditionell wurde der gesamte Prozess der Businessanalyse von Datenanalysten und IT-Profis durchgeführt. Business-Anwendern war es nur erlaubt, die Anforderungen für die zu analysierenden Daten und die zu liefernden Reports zu definieren. Diese Rollenverteilung hat sich grundlegend verändert. Lassen Sie uns im Folgenden betrachten, in welcher Weise.

2) Eine Gegenüberstellung des traditionellen und des Self-Service BI-Ansatzes

Der Zugriff auf Daten war traditionell Datenwissenschaftlern, IT-Spezialisten und Datenanalysten vorbehalten. Datenkontrolle, Datenmanipulation, Datenextraktion und das Reporting waren in den Händen weniger Personen, die mit einem Data Warehouse arbeiten, SQL-Abfragen erstellen und große Datenmengen analysieren konnten. Oftmals hatten Unternehmen nicht mal die Chance, jemanden zu beschäftigen, der mit ihren Daten arbeiten und umgehen konnte. Die einzigen Tools, die sich Unternehmen leisten konnten, lieferten Kalkulationstabellen und statische Reports. In den letzten Jahren hat sich das grundlegend geändert. Softwarelösungen haben sich rasant entwickelt und bieten heute jedem im Unternehmen die Möglichkeit, eigene Einsichten in die Geschäftsdaten zu generieren, Analysen durchzuführen und Reports zu erstellen. Lassen Sie uns die Unterschiede zwischen traditioneller BI und Self-Service BI genauer betrachten:

a) Wer fordert was an? Im traditionellen BI-Modell stellen Business-Anwender die Anforderungen für ein Dashboard oder einen zu generierenden Report zusammen. An dieser Stelle endet dann die Beteiligung an den weiteren BI-Prozessen und die IT-Abteilung übernimmt die nachfolgenden Aufgaben. Das Projekt zur Erstellung des Reports wird freigegeben und gestartet, um die Daten im nächsten Schritt zu extrahieren, zu transformieren und in das Data Warehouse zu laden (ETL-Prozess). Die IT- oder BI-Abteilung erstellt den Report oder das Business-Dashboard, während die Business-Anwender keinerlei Kontrolle über die eigentlichen Prozesse haben. Business-Anwender in einer Self-Service-Umgebung hingegen müssen keine Technik-Genies sein, um Daten selbst zu extrahieren und zu analysieren. In enger Abstimmung zwischen den IT-Teams und den Anwendern werden zunächst die bestmöglichen Tools ausgewählt. Die Analysen, das Reporting und das Erstellen der Dashboards findet dann aber komplett unter der Hoheit der Business-Anwender statt. Die Self-Service Tools stellen aber auch Funktionen bereit, die abhängig vom Wissen und der Ausbildung der Anwender sehr spezifische Möglichkeiten bieten. Dadurch sind sowohl normale Anwender als auch IT-Spezialisten in der Lage, mit den gleichen Tools zu arbeiten.

b) Wer lädt die Daten wohin? Das Extrahieren der Daten und das Laden in ein Data Warehouse findet größtenteils automatisiert statt. Im nachfolgenden Schritt des traditionellen BI-Ansatzes ist die IT-Abteilung dafür verantwortlich, Daten mit selbst verfassten SQL-Befehlen aus dem Data Warehouse abzufragen, um die Reports zu generieren. In einer Self-Service-Umgebung greifen Business-Anwender direkt auf die Daten zu und haben selbst die volle Kontrolle über die Analysen und das Erstellen der Reports oder Dashboards. Während der komplette Analyseprozess in der traditionellen BI von der IT entworfen und kontrolliert wird, übernehmen mit einer Self-Service BI Software die Anwender die Kontrolle über die Prozesse. Business-Anwender entlasten dadurch die IT-Abteilung von vielen Aufgaben. In einigen Schritten der Datenbereitstellung, in denen eine Zusammenarbeit mit der IT zwingend erforderlich ist, leisten die Business-Anwender der IT-Abteilung zudem hilfreiche Unterstützung.

c) Wer erstellt die Reports oder die Dashboards? Moderne Self-Service BI Software bietet üblicherweise intuitiv benutzbare Drag-and-Drop-Benutzeroberflächen mit anwenderfreundlicher Navigationsstruktur. Diese Interfaces gestatten es auch Nicht-Technik-Profis, eigene Abfragen zu erstellen und aussagekräftige Reports zu generieren. In einer traditionellen BI-Umgebung erledigten das die IT-Profis. Die Business-Anwender akzeptierten lediglich die generierten Reports oder Dashboard und beauftragten gegebenenfalls deren Anpassung. Oft benötigte dieser Prozess Wochen, da die IT-Abteilung gerade mit etwas anderem beschäftigt war und zu wenig freie Ressourcen hatte. Das Generieren der Reports war eine lästige Aufgabe, die niemanden zufrieden stellte. In den letzten Jahren erhielten normale Business-Anwender mit den Self-Service Tools und den verschiedenen Visualisierungs-Werkzeugen die Möglichkeit, selbst Analysen durchzuführen, Ad-Hoc-Reports zu erstellen, Daten zu untersuchen und mit individuellen Dashboards zu interagieren. Die Prozesse wurden so stark vereinfacht, dass die IT-Abteilung nicht mehr die komplette Kontrolle über die Business Intelligence des Unternehmens ausüben muss. Business-Anwender profitieren stark von den Vorteilen der Self-Service Reporting Tools und stellen ihre Daten oder Reports selbst nach Bedarf zusammen.

Traditionelle und moderne BI arbeiten in einem Unternehmen auf unterschiedliche Art und Weise, haben aber das gleiche Ziel: Belastbare Einsichten in die Geschäftsdaten zu generieren. Unternehmen müssen über das Budget, den Aufwand und die Tools entscheiden, die sie betreiben und sich leisten können, um bestmögliche Lösungen auszuwählen. Im Folgenden konzentrieren wir uns ganz auf die Vorteile der Self-Service Business Intelligence (SSBI) und zeigen Ihnen die wichtigsten Elemente und Funktionen, die diese Tools Ihnen bieten sollten.

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3) Die Vorteile von Self-Service Business Intelligence

Vorteile moderner Self-Service Business Intelligence Tools im Überblick

a) Ad-hoc Analysen: Die Zeiten, in den Business-Anwender geschäftskritische Key Performance Indicators (KPIs) nachfragten, aber Stunden oder Tage auf Informationen warten mussten, da die IT-Abteilung gerade zu beschäftigt war Reports zu generieren, gehören endgültig der Vergangenheit an. Self-Service BI überträgt dem Anwender die Verantwortung für die Datenanalysen und verschafft Ihrem Team echte Wettbewerbsvorteile. Um schnelle Einblicke in die Geschäftsprozesse zu erlangen, lassen sich die Daten sofort für Ad-hoc Analysen nutzen.

b) Kombination diverser Datenquellen: Eine umfassende Business Intelligence setzt in der Regel die Kombination der Daten verschiedener Datenquellen und datenbankübergreifende Abfragen voraus. Ein anwenderfreundliches SSBI-Setup erlaubt Ihnen die unterschiedlichsten verfügbaren Daten und Datentypen an einer zentralen Stelle zu aggregieren und zu analysieren, egal ob Offline- oder Online-Daten.

c) Überwindung von Excel-Limitationen: Wenn der direkte Zugriff auf die benötigten Informationen nicht möglich ist, kürzen die Anwender häufig ihre Datenmanagementprozesse ab, um schnelle Antworten zu erhalten. Excel ist ein willkommenes Tool für diese Arbeitsweise. Eine 2011 von Forrester erstellte Studie zeigte, dass 88 Prozent der Anwender sich "stark" oder "exklusiv" auf Tabellen und Tabellenkalkulationen verlassen. Die althergebrachte Business Intelligence erfüllt ihr Bedürfnis nach Informationen nicht, daher das große Interesse an Tools wie Excel. 2011 liegt zwar Jahre zurück, doch kann davon ausgegangen werden, dass auch im Jahr 2020 noch immer viele mit Excel arbeiten, besonders wenn Ad-hoc Analysen gefragt sind. Auch wenn Excel niemals als BI Tool gedacht war, ist es doch verlockend, mit den vertrauten Tabellenkalkulationen und Tabellen zu arbeiten. Der Einsatz von Excel für Business-Analysen ist aber sehr riskant. Excel-Analysen erfordern eine Menge manuelle Arbeit und sind fehleranfällig, besonders wenn die Ergebnisse in Spreadsheet-Form im Unternehmen herumgereicht werden. Zeiten, in denen große Datenmengen in Tabellen exportiert wurden, um sie anschließend in Diagramme oder Pivot-Tabellen zu verwandeln, sind vorüber. Dank der neuen Generation der Self-Service BI Tools gehört die Datenanalyse mit Excel endgültig der Vergangenheit an.

d) 24/7/365-Zugang: Datenanalysten, die stundenlang Daten und Tabellen studieren, um Hinweise zur Verbesserung der Services zu finden, sind überflüssig. Self-Service BI-Werkzeuge bieten einen 24/7/365-Zugang zu den Informationen und das für jeden in einem einfachen gemeinsamen Format. Da alle Team-Mitglieder problemlos auf die gleichen Daten zugreifen können, sorgt Self-Service BI für integrative Entscheidungsprozesse. Alle am Entscheidungsprozess beteiligten Personen sind auf dem gleichen Informationsstand und haben die gleiche Chance für fundierte und den Chef oder die Kunden beeindruckende Analysen.

e) Mobile Analytics: Business Intelligence bedeutet, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu haben, um die passenden Schlüsse zu ziehen. In der heutigen Zeit setzt das voraus, dass auf die Daten von überall zugegriffen werden kann, selbst von mobilen Geräten aus. Die Business Intelligence mobil zu machen, ist ein entscheidender Faktor für Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse in Echtzeit managen und fundierte Entscheidungen sofort treffen müssen. Mobiler und ständiger Zugang zu Dashboards ermöglicht Ihnen zu jeder Zeit und überall Zugriff auf die Informationen, die Sie tatsächlich benötigen.

f) Entlastung der IT: Veraltete Daten oder unterschiedliche Datenstrukturen müssen von der IT-Abteilung bereinigt werden, um sie für BI-Prozesse nutzen zu können. Dies hat wesentlichen Einfluss auf auf die Timeline der BI. Über alle Branchen hinweg erhalten nur die wenigsten Business-Anwender nach ihrer Analyseanfrage die Ergebnisse und Reports innerhalb von ein bis drei Tagen. Doch nur ein Tag längeres Warten kann aufgrund der Dynamik des modernen Geschäftsumfelds die ursprüngliche Aufgabenstellung schon wieder in Frage stellen und Analyseergebnisse hinfällig machen.

g) Aussagekräftige Datenvisualisierungen: Die Visualisierung der Daten spielt eine zentrale Rolle für Entscheidungen. Mithilfe fortgeschrittener mathematischer Konzepte und der Kombination von Millionen Datenpunkten Aussagen zusammenzustellen, die die Menschen verstehen, ist keine leichte Aufgabe. Die Daten möglichst einfach und klar zu präsentieren, sorgt aber für mehr Aufmerksamkeit beim Betrachter. Um die riesigen Datenmengen, die in modernen Unternehmen generiert werden, zu filtern und zu managen, sind Dashboards daher unverzichtbar geworden.

h) Effektives Storytelling: Datenvisualisierung ist ein wichtiger Teil jeder Story. Die Art des Storytellings ist ebenfalls ein zentraler Aspekt für Business-Analysen. Daten bleiben nur in Erinnerung, wenn sie auf die richtige Art und Weise und im richtigen Kontext präsentiert werden. Eine Geschichte rund um die Daten zu erzählen ist auf jeden Fall effektiver, als eine Tabelle oder ein kompliziertes Dashboard zu präsentieren. Sicherlich wurden Sie auch schon mal mit Dashboards konfrontiert, die voll von für ihre Fragestellung nicht relevanten Analysedaten waren. Es ist eine Herausforderung, Entscheidungen auf Basis von Daten zu treffen, wenn Sie die Geschichte hinter den Zahlen nicht verstehen. Moderne Dashboard Software gestattet es, die zugrundeliegenden Daten besser zu verstehen und erzeugt fesselndere Stories. Dashboards, für jeden mobil oder am Desktop zugänglich, erlauben eine bessere Zusammenarbeit im Team und tiefere Einblicke in das Business, als es traditionelle Lösungen wie PowerPoint oder Excel jemals konnten.

i) Weniger Risiken: Viele SSBI-Provider bieten Ihre Tools in einem Software-as-a-Service-Modell (SaaS) an. Die Cloud-basierte Bereitstellung der Software stellt im Vergleich zu traditionellen BI-Tools Lösungen zur Verfügung, die keinen zeitlichen Aufwand, keine Kosten und keinen Ärger für die Entwicklung einer eigenen internen BI-Infrastruktur verursachen. Es sind weder vorherige Investitionen für den Einstieg in die Business Intelligence notwendig noch Wartungskosten zu zahlen. Typischerweise zahlen Kunden einer SaaS-basierten BI-Lösung monatliche Gebühren, abhängig von den benötigten Funktionen, der Anzahl der Benutzer, den integrierten Datenquellen und dem individuellen Datenvolumen. Um mit BI zu starten, müssen Unternehmen keine eigenen Rechenzentren mehr aufbauen, kein IT-Personal einstellen oder teure Lizenzen und Software kaufen. Das einzige, was sie im Fall einer SaaS-basierten BI-Lösung tun müssen ist, den Service beim Provider zu buchen, im Bedarfsfall auch nur für wenige Monate. Anschließend können Unternehmen den Provider im Bedarfsfall wieder wechseln. Viele Hersteller bieten darüber hinaus kostenlose Testversionen ihrer BI-Tools an. Mit diesen Testversion stellen Sie leicht fest, ob das Produkt das richtige für Sie ist, bevor Sie sich für eine bestimmte Lösung endgültig entscheiden.

Dies sind nur einige der unschätzbaren Vorteile der Self-Service Business Intelligence. Um Ihnen noch mehr Möglichkeiten aufzuzeigen, die diese Art von Lösung einem modernes Unternehmen bietet, konzentrieren wir uns im Folgenden auf die wichtigsten Elemente und Funktionen, die Self-Service Business Tools für optimale Ergebnisse besitzen sollten.

4) Zentrale Elemente von Self-Service BI Tools

In diesem Abschnitt des Artikels präsentieren wir Ihnen einige der wichtigsten Elemente moderner und professioneller Self-Service BI Tools. Diese bilden die Grundlage, um maximalen Nutzen aus den zuvor genannten Vorteilen zu ziehen. Wir beginnen mit den Daten-Konnektoren und gehen anschließend auf die Analysen, die Optionen zum Teilen der Ergebnisse und die aktuellen KI-Funktionen ein.

a) Einfach benutzbare Daten-Konnektoren: Mit den richtigen Daten-Konnektoren verbinden Sie Ihre BI-Lösung problemlos mit Datenbanken, CSV Dateien, CRM-Systemen, Helpdesk-Systemen, Marketing-Daten und vielem mehr. Dank der Self-Service Tools können Sie sofort mit den Daten arbeiten. Aufgrund der zahlreichen Verbindungsmöglichkeiten der Daten-Konnektoren entscheiden Sie selbst, von wo Sie die Daten beziehen (ob vom eigenen Data Warehouse oder extern) und mit welchen anderen Datensätzen Sie sie kombinieren.

b) Intuitive Drag-and-Drop-Benutzeroberflächen: Welche intuitiven Möglichkeiten eine Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche den Anwendern der Software eröffnet, haben wir bereits erwähnt. Mit einem Drag-and-Drop-Interface wählen Sie einfach Datenfelder oder Variablen aus den Tabellen einer Datenquelle aus und verschieben Sie per Drag-and-Drop in die verschiedenen Analysebereiche. In kürzester Zeit entstehen beeindruckende Visualisierungen. Mit der Erstellung eigener Dashboards führen Sie schnell und einfache Ad-hoc-Analysen ihrer verbundenen Daten aus und versenden Reports binnen Minuten. Tools, wie die von datapine, bieten Ihnen darüber hinaus einen SQL-Mode. Dieser ist für fortgeschrittene Anwender wie Datenanalysten gedacht und gestattet das Erstellen eigener Abfragen ohne Beschränkungen.

Beispiel einer intuitiven Drag & Drop Benutzeroberfläche in einer Self-Service BI Software

- Exemplarische Verwendung einer intuitiven Drag & Drop Benutzeroberfläche -

c) Dashboard-Vorlagen: Eine interessante Möglichkeit der Self-Service Tools ist die Verwendung von Dashboard-Vorlagen. Daten lassen sich mit diesen Vorlagen ganz nach eigenen Präferenzen, Anforderungen und Darstellungsformen visualisieren. Gerade als viel beschäftigter Manager oder Experte benötigen Sie oft schnelle Ergebnisse. Sie haben in aller Regel nicht die Zeit dafür, ein Dashboard komplett selbst zu designen und zu erstellen. Professionelle Dashboard Vorlangen vereinfachen den Prozess und stellen Ihnen verschiedene Optionen für Ihr eigenes Dashboard zur Verfügung. Sie können Refresh-Intervalle wählen und das Dashboard sich automatisch aktualisieren lassen. Auf diese Art und Weise erstellen und aktualisieren Sie Dashboards und Daten innerhalb von Minuten. Sie erzeugen in einem größtenteils automatisierten Prozess einfach zu verstehende Reports, die Ihr Dashboard den gewünschten Adressaten bereitstellt. Hier sehen Sie ein Beispiel einer solchen Dashboard-Vorlage:

Beispiel einer professionellen Dashboard Vorlage: Finanz KPI Dashboard

- Beispiel einer professionellen Finanz Dashboard Vorlage -

d) Verschiedene Reporting-Optionen: Professionelle Self-Service BI Tools stellen verschiedene Optionen zum Teilen der Ergebnisse bereit, die alle einfach anzuwenden sind. Automatische E-Mail-Reports gestatten es Ihnen, Berichte in selbst gewählten Intervallen zu versenden. Über die Möglichkeit abgesicherter Viewer-Bereiche sehen externe Anwender nur die Details eines Dashboards, die Sie zuvor für sie freigegeben haben. Mit einfachen, leicht zu kopierenden und zu versendenden URLs machen Sie Daten für die von Ihnen vorgesehenen Empfänger im Handumdrehen verfügbar. Sehr praktisch sind zudem Optionen zur direkten Einbettung eines Dashboards in eine Webseite oder in eine Intranet-Anwendung beziehungsweise in eine externe Anwendung. Wie diese Beispiele zeigen, wählen Sie einfach und intuitiv die für Ihre Zwecke jeweils optimal geeigneten Reporting Tools.

e) Tools mit Künstlicher Intelligenz (KI): Die Künstliche Intelligenz (KI) erlaubt schnellere und effizientere Datensammlungen als jemals zuvor. KI hat sich als unbezahlbares Hilfsmittel im harten Verdrängungswettbewerb der digitalen Wirtschaft etabliert. Lösungen wie intelligente Datenalarme, die Anwender bei Anomalien im täglichen Business sofort informieren, ermöglichen Ihnen ein wesentlich entspannteres Arbeiten. Tritt für Ihr Unternehmen ein unerwartetes Ereignis ein oder erreichen Sie ein vordefiniertes Ziel, teilt Ihnen das Tool dies sofort mit. Ein weiteres sehr nützliches KI-Feature sind prädiktive Analysen (Predictive Analytics). Sie müssen nicht selbst komplizierte Berechnungen durchführen oder über Wochen auf die Fertigstellung von Vorhersagen warten. Legen Sie einfach die Datenpunkte fest, und die Vorhersage-Engine berechnet automatisch die zukünftige Entwicklung. Wie Sie im nachfolgenden praktischen Beispiel aus dem Marketing sehen, hat der Anwender lediglich die Datenpunkte der Ausgabebudgets einzelner Marketing-Kanäle und deren zugehörige Datumsinformationen gewählt. Die Vorhersage-Option der KI-Engine ermöglicht es anschließend, die Entwicklung in den nächsten sechs Monaten vorherzusagen.

Veranschaulichung eines KI-basierten Self-Service Analytics Tools für Predictive Analytics

- Beispiel eines einfach zu bedienenden, integrierten Predictive Analytics Tools -

5) Self-Service BI - Best Practices & Tipps

Nachdem wir ausführlich auf die verschiedenen Optionen eingegangen sind, die Self-Service Tools für eine erfolgreiche Business Intelligence besitzen sollten, konzentrieren wir uns im Folgenden auf die besten praktischen Vorgehensweisen, um maximalen Nutzen aus der Business Intelligence zu ziehen und die Software optimal anzuwenden.

a) Beziehen Sie alle Beteiligten und die Anwender mit ein: Dieser Punkt ist entscheidend für die Einführung der Software, da Sie das komplette Team mit an Bord holen müssen. Alle Beteiligten und alle Anwender sollten gut informiert sein und ihre Ideen und Meinungen von Beginn an, noch vor der Auswahl einer bestimmten Software, einbringen dürfen. Fragen Sie die verschiedenen Teams, wie sie arbeiten und wie die Software ihre aktuellen Arbeitsabläufe verbessern soll. Sie können auch Usecases und Rollen entwickeln, um herauszufinden, wie die Anwender zukünftig in ihrer täglichen Arbeit mit der Software interagieren sollen.

b) Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan und einen Terminplan: Es ist nicht einfach einen Kommunikationsplan zu entwickeln. Er ist aber entscheidend für die effektive Implementierung einer BI-Lösung. Agile Kommunikation mit allen Beteiligten sollte Priorität haben. Identifizieren Sie die Informationen, die für die einzelnen Beteiligten jeweils am wichtigsten sind und stellen Sie Terminpläne für regelmäßige Meetings und Feedback-Runden auf. Zu erreichende Meilensteine sollten klar benannt und in den Plänen aufgeführt sein. So sorgen Sie dafür, dass alle stets gut informiert sind. Je mehr Details und Informationen Sie in diesem Schritt in Ihre Pläne aufnehmen, desto deutlicher wird der Implementierungsprozess für alle.

c) Erstellen und liefern Sie Schulungs- und Einführungsmaterial: Obwohl die meisten Software-Lösungen Dokumentationen und Tutorials bereitstellen, macht es dennoch Sinn, eigene Schulungen und Einführungsmaterial anzubieten. Schließlich kennen Sie die involvierten Teams am besten. Wie bei jeder anderen Software benötigen Anwender auch bei den BI Tools einige Zeit, um sich mit den speziellen Funktionen und Menüs zurechtzufinden. Kurze Übungen und praktische Beispiele, besonders für die im Analyseumfeld neuen Teammitglieder, haben positiven Einfluss auf die Schulung und das Können der Anwender, die mit der BI Software zukünftig arbeiten sollen.

d) Bestimmen Sie einen Hauptverantwortlichen: Egal, ob kleines Unternehmen oder großer Konzern, eine für die Implementierung der BI Software federführend verantwortliche Person ist die ideale Lösung für jedes Unternehmen. Ist eine Person nur auf die Aufgabe der erfolgreichen Implementierung der BI-Lösung fokussiert, reduzieren sich Fehler und Missverständnisse in der Kommunikation. Jeder Mitarbeiter weiß, an wen er sich mit seinen Fragen und Ideen wenden kann. Der Verantwortliche ist immer voll über alles, was während der Implementierung in den einzelnen Abteilungen passiert, informiert und kann gegebenenfalls passend reagieren.

e) Vereinbaren Sie universelle Standards: Standards für Analyse- und Reporting-Prozesse zu etablieren, sollte für eine optimale Implementierung der Self-Service BI selbstverständlich sein. So sorgen Sie für einen einheitlichen Ansatz Ihrer BI-Anstrengungen. Es ist Rücksicht auf das Branding des Unternehmens zu nehmen und Ergebnisse sollten einheitlich präsentiert werden. Ein Design der Dashboards in den Farben, die zur Marke Ihres Unternehmens passen, ist von großer Bedeutung. Die Dashboards sollten nicht so aussehen, als gehörten sie nicht zum Unternehmen, das sie erstellt hat. Die Art der Verwendung von Diagrammen ist ebenfalls ein wichtiger Punkt, den Sie vereinbaren sollten. Es ist äußerst sinnvoll, immer den gleichen Diagrammtyp für bestimmte Visualisierungen zu verwenden. Dadurch lässt sich sofort erkennen, welche Art von Daten beispielsweise in einem Liniendiagramm, in einem Balkendiagramm oder in einem Kreisdiagramm präsentiert wird.

Zusammenfassung und Handlungsempfehlungen

Wir haben Ihnen erklärt, was Self-Service Business Intelligence ist, verschiedene Vorteile für Ihre BI-Prozesse genannt und Ihnen praktische Vorschläge unterbreitet, die auf viele Jahre Erfahrung unserer Arbeit in diesem Sektor basieren. Echter Self-Service ist für Sie dank des technischen Fortschritts direkt verfügbar. Moderne Technologie macht es möglich, die Software einfach und schnell zu implementieren, zu managen und zu nutzen. Möchten Sie in Ihrem Team echte Self-Service BI ausprobieren, um selbst zu sehen, welche Vorteile sich für Ihr Unternehmen ergeben, hat datapine die passende Lösung. Sie müssen hierfür kein neues Entwicklerteam anstellen oder Datenwissenschaftler und IT-Spezialisten beschäftigen. Sie können die Self-Service BI Software bequem testen. Registrieren Sie sich einfach für einen kostenlosen 14-tägigen Test und erfahren Sie selbst, was datapine für Sie und Ihr Unternehmen leisten kann.

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