PERSONALKENNZAHLEN BEISPIELE
Personalkennzahlen & HR KPIs im Überblick
✔ Diverse Vorlagen & Designs ✔ Identifizieren und überwachen Sie relevante HR Kennzahlen
Ein Personal KPI bzw. eine Personalkennzahl ermöglicht Unternehmen, klar definierte organisatorische Ziele des Personalmanagements zu überwachen. HR Kennzahlen werden beispielsweise zur Optimierung von Rekrutierungsprozessen und der Mitarbeiterbindung eingesetzt.
Hier finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Personal KPI Beispiele, welche in diesem Artikel betrachtet werden:
- Arbeitsausfälle: Analysieren Sie die Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter.
- Überstunden: Überwachen Sie die Arbeitsbelastung Ihrer Angestellten.
- Weiterbildungskosten: Welchen Mehrwert haben Weiterbildungen?
- Mitarbeiterproduktivität: Wie produktiv sind Ihre Mitarbeiter?
- Kosten pro Neueinstellung: Welche Kosten verursachen Neueinstellungen?
- Rekrutierungsrate: Wo und wie rekrutieren Sie am effektivsten?
- Time to Fill: Wie schnell können Sie offene Stellen besetzen?
- Fluktuationsrate: Wie lange bleiben Ihre Mitarbeiter an Bord?
- Geschlechterverhältnis: Wie ist das Verhältnis in den Abteilungen?
- Anteil an Teilzeitstellen: Wieviel Prozent Ihrer Angestellten sind in Teilzeit?
Arbeitsausfälle
Analysieren Sie die Abwesenheit Ihrer MitarbeiterUnsere erste Personal Kennzahl misst die durchschnittliche Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter in Prozent. Auch wenn dieser HR KPI auf dem ersten Blick trivial erscheint, sollten Sie diesen auf jeden Fall im Blick behalten. Denn zahlreiche Studien haben gezeigt, dass Mitarbeiter mit einer niedrigen Motivation und Engagement signifikant mehr Krankheitstage in Anspruch nehmen. Daher sollten Sie bei Mitarbeitern oder Teams mit langfristig überproportional vielen Fehlzeiten die zugrundeliegenden Ursachen identifizieren. Die betroffenen Mitarbeiter könnten aber auch schlichtweg überfordert sein, welches sich eventuell auch an vielen Überstunden widerspiegelt. In diesem Fall sollten die Aufgabengebiete fokussiert bzw. reduziert werden.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungWenn die durchschnittlichen Fehlzeiten insgesamt, für bestimmte Teams oder einzelner Mitarbeiter signifikant ansteigen, sollten Sie zwingend die zugrundeliegenden Ursachen identifizieren und die richtigen Gegenmaßnahmen ergreifen.
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Überstunden
Überwachen Sie die Arbeitsbelastung Ihrer Angestellten im DetailÜberstunden sind eine wichtige Personal Kennzahl in vielerlei Hinsicht. Diese müssen aber je nach Kontext richtig interpretiert werden. Ein plötzlicher, unerwarteter Anstieg der Überstunden könnte beispielsweise ein vorübergehend höheres Auftragsvolumen als Ursache haben. Langfristig hohe Zahlen an Überstunden können die „Hingabe“ Ihrer Mitarbeiter oder aber auch ineffektive Arbeitsprozesse sowie einen Mangel an (Fach)-Personal widerspiegeln. Natürlich können zu viele Überstunden auch zu Problemen mit dem Betriebsrat führen bzw. nicht im Einklang mit Ihrer definierten Unternehmensphilosophie – wie zum Beispiel eine gute Work-Life-Balance - stehen. Außerdem führen viele Überstunden häufig zu unzufriedenere Mitarbeiter, welche in der Regel weniger produktiv sind.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungEine hohe Anzahl an Überstunden über einen längeren Zeitraum sollten Sie unbedingt genauer analysieren. Entgangene Aufträge bzw. Projekte aufgrund von Personalmangel oder unzufriedener Mitarbeiter sind nur 2 beispielhafte Negativeffekte.
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Trainings- und Weiterbildungskosten
Wie groß ist der Mehrwert von Investitionen in das Wissen und die Fähigkeiten Ihres Teams?Dieses HR KPI Beispiel beschäftigt sich mit der Rendite Ihrer Investitionen in Trainings und Weiterbildungen für Ihre Mitarbeiter. Diese Personalkennzahl ist hilfreich, um intelligente Entscheidungen bezüglich der potentiellen Trainingsmöglichkeiten Ihrer Mitarbeiter zu treffen. Auch wenn diese Kennzahl in der Unternehmenspraxis schwer exakt zu berechnen ist, kann sie näherungsweise bestimmt werden. Je nach Geschäftsmodell und Branche könnten dies beispielsweise nachweisbare Effektivitätssteigerungen, höher ansetzbare Stundensätze oder zusätzliche Aufträge bzw. Projekte aufgrund neu erworbener Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter darstellen. Darüber hinaus stellen regelmäßige, umfangreiche Weiterbildungsmaßnahmen für viele Mitarbeiter auch ein wichtiges Jobkriterium dar.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungEvaluieren Sie die Trainingsmöglichkeiten einzelner Mitarbeiter individuell. Stellen Sie sicher, dass durch die Maßnahmen auch ein (monetärer) Vorteil für Ihr Unternehmen erreicht wird.
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Mitarbeiterproduktivität
Wie produktiv sind Ihre Mitarbeiter?Die Mitarbeiterproduktivität ist ein sehr interessanter HR KPI, welcher im Optimalfall alle relevanten quantitativen und qualitativen Aspekte der verrichteten Arbeit beinhalten sollte. In der Unternehmenspraxis wird dafür häufig auf die „Overall Labor Effectiveness“ (OLE) zurückgegriffen. In der Berechnung werden unter anderem die geplante Verfügbarkeit und tatsächliche Arbeitszeit, die quantitative Anzahl von erzeugten Produkten / Dienstleistungen sowie die Qualität des Outputs berücksichtigt. Es handelt sich eher um einen produktionsorientierten Ansatz, der dennoch mit einigen Anpassungen in anderen Branchen bzw. Sektoren angewendet werden kann.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungJe höher dieser Prozentsatz ist, desto besser. Passen Sie die OLE nach Ihren individuellen Bedürfnisse an und überwachen Sie Ihre gesteckten Ziele.
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Kosten pro Neueinstellung
Wie hoch sind Ihre Kosten für Neueinstellungen verschiedener Seniorität?Die durchschnittlichen Kosten pro Neueinstellung ist ein recht einfaches Personal Kennzahl Beispiel. Interessanter wird es, wenn Sie diesen HR KPI nach unterschiedlichen Kriterien filtern – beispielsweise nach Seniorität oder Geschäftsabteilung. In unserem visuellen Beispiel wird deutlich, dass die aufgewendeten Kosten für Juniors / Berufsanfänger deutlich unter denen von Seniors / erfahrene Arbeitnehmer liegen. Dies sollte für die meisten Branchen zutreffen. Vergleichen Sie außerdem Ihre Kosten pro Neueinstellung für unterschiedliche Jobplattformen oder unterschiedliche Rekrutierungsmaßnahmen, um Ihr vorhandenes Budget bestmöglich einzusetzen.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungÜberwachen sowie optimieren Sie Ihre durchschnittlichen Kosten pro Neueinstellung für alle verfügbaren Rekrutierungsquellen und investieren Sie Ihr Budget in die vielversprechendsten Maßnahmen. Berücksichtigen Sie neben den Kosten aber auch andere Kennzahlen, wie zum Beispiel Fluktuationsraten.
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Rekrutierungsrate
Wie hoch sind Ihre Rekrutierungsraten?Die Rekrutierungsquote spiegelt den Quotienten zwischen der tatsächlichen Anzahl an Neuanstellungen und der Gesamtanzahl an Bewerbungen wider. Erhalten Sie beispielweise 100 Bewerbungen und stellen davon 10 Bewerber ein, entspricht Ihre Rekrutierungsquote 10%. Wie in unserem visuellen HR KPI Beispiel dargestellt, könnten Sie die Quote für unterschiedliche Rekruter vergleichen. Sollten Sie hier große Unterschiede feststellen, ist eine tiefgreifende Analyse der Ursachen interessant. Neben der totalen Rekrutierungsrate können Ihnen aber auch die spezifischen „Conversion Raten“ für die einzelnen Schritte innerhalb Ihres Rekrutierungsprozesses wertvolle neue Erkenntnisse liefern. Werfen Sie zur Veranschaulichung bitte einen Blick auf unser unten verlinktes Showcase Dashboard.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungVergleichen Sie Ihre Rekrutierungsraten zusammen mit Ihren Kosten pro Neuanstellung für Ihre unterschiedlichen Rekrutierungsoptionen, um die sinnvollsten zu identifizieren.
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Time To Fill
Wie lange dauert es, eine offene Stelle mit einem geeigneten Kandidaten zu besetzen?Unsere nächste Personal Kennzahl Vorlage ist sehr wichtig zur Messung der Effektivität Ihres Rekrutierungsprozesses, denn Sie gibt Auskunft darüber, wie lange es durchschnittlich dauert eine offene Stelle mit einem geeigneten Kandidaten zu besetzen. Dies ist vor dem Hintergrund interessant, dass in der Unternehmenspraxis unbesetzte Stellen einem Unternehmen jeden Tag Geld kosten. Wann und wie genau Sie diese Zeit berechnen sollten Sie individuell nach Ihren Bedürfnissen festlegen, beispielsweise ob der Suchprozess theoretisch bei der Unterschrift des Arbeitsvertrages oder erst am ersten tatsächlichen Arbeitstag beendet ist.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungDiese Kennzahl sollte für schwer besetzbare Stellen (=Positionen für welche wenige geeignete Bewerber auf dem Markt vorhanden sind) höher sein als für leicht zu besetzende Stellen. Durchgängig hohe Werte für diverse offene Positionen spiegeln daher eher einen ineffizienten Rekrutierungsprozess wider.
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Mitarbeiter Fluktuationsrate
Wie lange bleiben Ihre Mitarbeiter an Bord?Die Mitarbeiterfluktuationsrate zeigt Ihnen, wie viele Mitarbeiter Sie innerhalb bestimmter Zeiträume verlassen. Wie in unserer HR KPI Vorlage dargestellt, können Sie dies noch nach freiwilligen bzw. unfreiwilligen Wechseln aufschlüsseln. Die Anzahl der freiwilligen Kündigungen werden unter anderem von Ihren Retentionmaßnahmen, Ihrer Unternehmenskultur oder auch der Attraktivität der konkreten Arbeitsstelle beeinflusst. Hohe unfreiwillige Wechsel könnten hingegen einen ineffektiven Rekrutierungsprozess als Ursache haben, beispielsweise weil Sie die Kandidaten nach den falschen Kriterien gefiltert haben. Betrachten Sie die Mitarbeiter Fluktuationsrate im Detail für einzelne (Problem)Stellen, Teams und Geschäftsabteilungen.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungSie sollten eine möglichst niedrige Fluktuationsrate anstreben, da sich dies positiv auf Ihre Rekrutierungskosten auswirken wird. Für sehr hohe Fluktuationsraten (z. B. über 50% im ersten Jahr) sollten Sie die zugrundeliegenden Ursachen identifizieren.
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Geschlechterverhaeltnis
Wie ist das Verhältnis der Anzahl weiblicher zur Anzahl männlicher Angestellter?Diese Personal Kennzahl ist in vielen Unternehmen noch immer ein Tabu Thema. Besonders in höheren Positionen und im Top Management, ist das Verhältnis von Frauen zu Männern und die Frauenquote ein heiß diskutiertes Thema. Natürlich sind einige Branchen traditionell noch immer von einem Geschlecht dominiert – beispielsweise IT und Technik durch Männer bzw. Pflege durch Frauen. Da sich unsere Gesellschaft aber stetig weiterentwickelt, verschwinden auch diese klassischen Rollenbilder. Vergessen Sie dies nicht in Ihrer Rekrutierungsstrategie. Eventuell ist eine auf Frauen zugeschnittene Rekrutierungsmaßnahme, in einem von Männern dominierten Arbeitsbereich, genau die richtige Option.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungFür das Geschlechterverhältnis gibt es keinen allgemein gültigen Zielwert. Viele Studien haben jedoch gezeigt, dass ein ausgewogenes Verhältnis in nahezu allen Arbeitsbereichen am erfolgreichsten ist.
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Anteil an Teilzeitstellen
Wieviel Prozent Ihrer Angestellten sind in Teilzeit?Aus Arbeitgebersicht gibt es zahlreiche Vor- sowie Nachteile bezüglich Teilzeitarbeit. Es hat sich herausgestellt, dass die Produktivität der Teilzeit-Mitarbeiter in der Regel höher ist, wohingegen Fehlzeiten durchschnittlich geringer ausfallen – vorausgesetzt die Teilzeit wird auch auf mindestens 5 Arbeitstage pro Woche gleichmäßig aufgeteilt. Ein weiterer Arbeitgebervorteil ist, dass er seine Mitarbeiter flexibler an die tatsächliche Anfrage anpassen kann. Auf der Negativseite sind beispielsweise höhere Verwaltungskosten, wenn man 2 Teilzeitstellen mit einer Vollzeitstelle vergleicht. Weiterhin erfordern manche Arbeitsstellen einfach eine ständige Präsenz und Verfügbarkeit, welche nur schwierig auf mehrere Schultern aufzuteilen sind.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungÜberwachen Sie den Anteil an Teilzeitstellen für unterschiedliche Teams und Abteilungen. Seien Sie sich der Vor- und Nachteile bewusst und setzen Sie sich darauf basierend spezifische Zielquoten.
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