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IT Dashboard Beispiele

Ein IT Dashboard ist ein effektives Reporting-Tool, mit dem Unternehmen schnell und zuverlässig erfolgskritische IT-Kennzahlen überwachen können. Es hilft ihnen dabei, IT-Projekte detailliert zu analysieren, Meilensteine just-in-time zu erreichen sowie IT Kosten zu reduzieren.

IT PROJEKT MANAGEMENT DASHBOARD

IT Dashboards - Beispiel #1: IT Projekt Management Dashboard

Durch die steigende Digitalisierung der letzten Jahre haben in nahezu jedem Unternehmen die IT Abteilungen enorm an Bedeutung gewonnen. Für digitale Geschäftssysteme, Tech Unternehmen oder IT Dienstleister stellen Sie sogar den Kern des Unternehmens dar. Neben dem CTO und CIO gewinnt auch die Rolle des CDOs hier enorm an Bedeutung. Moderne IT Dashboards wie datapine liefern Ihnen ein innovatives Werkzeug, um Ihre operativen und strategischen Ziele mit Hilfe Ihrer individuellen Kennzahlen so einfach wie nie zu überwachen.

Unser erstes IT Dashboard Beispiel – das IT Projekt Management Dashboard – erleichtert es Ihnen, immer den aktuellen Status Ihrer Projekte im Blick zu haben. Im oberen Bereich des Dashboards können Sie jederzeit sehen, in welcher Phase des Projektes Sie sich befinden. Wir haben es hier exemplarisch in die Phasen Planung, Design, Entwicklung und Test unterteilt. Derzeit ist das Projekt in der Entwicklungsphase, welche zu 67% abgeschlossen ist und es befindet sich innerhalb des geplanten Zeitrahmens, so dass es gut aussieht, dass das Projekt in 107 Tagen just-in-time abgeschlossen werden kann.

Der zweite Teil des IT Dashboards wirft einen genaueren Blick auf 4 wichtige KPIs (Key Performance Indicators – Leistungskennzahlen) für dieses IT Projekt. Die erste Kennzahl ist das Projektbudget, welches einen Überblick über das Gesamtbudget sowie dem aktuell geplanten versus bereits verbrauchten Budget gibt. In unserem Beispiel befindet sich das bereits verbrauchte Budget ca. 8% über dem geplanten Budget zu diesem Zeitpunkt. Hier wäre es wichtig, die zugrundeliegenden Ursachen zu analysieren und zu schauen, ob vom den geplanten Budget eventuell in der späteren Projektphase noch etwas eingespart werden kann, um das Projekt „on-budget“ fertigzustellen. Häufig macht es Sinn diese Kennzahl in Kombination mit den KPIs „Projekte in Time“ und „Projekte in Quality“ zu überwachen, da in der Regel diese 3 Herausforderungen (Budget, Zeit, Qualität) zentrale Erfolgsfaktoren für IT Projekte darstellen.

Die nächsten beiden zentralen Elemente des IT Projekt Management Dashboards sind die überfälligen sowie nächsten offenen Aufgaben. Eine solche Übersicht hilft Ihnen dabei, die zeitliche Planung Ihres Projektes jederzeit im Detail zu überwachen. In unserem Beispiel sind die „Relational Database Connections“ seit 24 Tagen überfällig, welche von Georg bearbeitet werden. Natürlich sollten für eine solche Verzögerung wiederum die Ursachen analysiert werden. Hat der konkrete Mitarbeiter nicht die notwendigen Fähigkeiten für die Aufgabe? Wurde die benötigte Zeit zur Bewältigung der Aufgabe unterschätzt bzw. sind bei der Bearbeitung ungeplante Probleme aufgetreten? Die Gründe können natürlich sehr vielfältig sein, eine genauere Betrachtung hilft Ihnen aber dabei, dies in dem weiteren Projektverlauf bzw. auch für zukünftige Projekte zu berücksichtigen.

Der vierte und letzte Beispiel KPI auf unserem IT Projekt Dashboard ist der Workload, welcher Ihnen einen Überblick über die aktuelle Arbeitsbelastung der einzelnen Projektmitarbeiter gibt.

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Unsere zweite IT Dashboard Vorlage konzentriert sich auf die Überwachung technischer Probleme, dem IT Support sowie Ihres Ticketing-Systems. Es hilft Ihnen dabei, zentrale Kennzahlen bezüglich Ihrer Systemverfügbarkeit und -zuverlässigkeit, der Auslastung Ihres IT Supports und Ihres Ticketing Systems immer im Blick zu haben.

Für die Systemverfügbarkeit haben wir exemplarisch die Uptime und Downtime von 3 Servern dargestellt, wobei für die häufigsten Probleme die durchschnittliche Downtime sowie die Mean Time To Repair (MTTR) dargestellt wurden. In unserem Beispiel ist Server 3 bereits seit 43 Tagen planmäßig nicht verfügbar. Bei Betrachtung des detaillierten zeitlichen Verlaufs von Server 1 in der Mitte des Dashboards können wir feststellen, dass er in Q3 2017 lediglich 18 Minuten und 20 Sekunden unplanmäßig nicht verfügbar war, welches eine Uptime von 99,99% bedeutet. Dies ist ein exzellentes Ergebnis. Im unterem Teil des Dashboards befinden sich die Gründe für ungeplante Downtimes aller 3 Server. Diese aggregierten Informationen geben Ihnen die Möglichkeit, für die häufigsten auftretenden Probleme Ihre Maßnahmen zu optimieren und dementsprechend Ihre MTTR sowie Downtime nachhaltig zu reduzieren.

Der zweite Teil auf der rechten Seite des Dashboards konzentriert sich hingegen auf Ihre Mitarbeiter. Im oberen Teil haben wir die Kennzahl “IT Support Mitarbeiter pro Tausend Endbenutzer dargestellt“. Diese hilft Ihnen dabei, die gewünschte Qualität Ihres IT Supports zu gewährleisten, indem Sie das Zeitverhältnis von IT Support Mitarbeitern zu Endbenutzern bestimmen und überwachen. Diese Kennzahl ist vor allem für Softwareunternehmen sehr sinnvoll. Um mehr über diesen KPI zu erfahren, klicken Sie bitte auf den entsprechenden Link rechts unter „Relevante Kennzahlen“. Im unteren rechten Teil des Dashboards finden Sie eine Analyse Ihres Ticketing-Systems, welches Ihnen übersichtlich den Anteil offener Tickets pro Mitarbeiter darstellt. Es ist offensichtlich, dass Donald deutlich zu viele offene Tickets hat, wohingegen Eric aus rein quantitativer Sicht der „Top Performer“ in Ihrem Team ist.

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Unser drittes und letztes IT Dashboard Beispiel fokussiert sich auf das Kostenmanagement aller IT relevanter Kosten. Dieses IT Kosten Management Dashboard gibt einen detaillierten Überblick über die Kosten zwischen August 2016 bis Juli 2017. Beispielhaft haben wir uns für folgende 4 Kennzahlen entschieden: die Kapitalrendite (ROI), eine detaillierte IT Kosten Übersicht, die IT Kosten vs. das geplante Budget sowie die Entwicklung der IT Kosten in Relation zum Umsatz.

Die IT Kapitalrendite (ROI) hilft Ihnen dabei, die Profitabilität Ihrer Investitionen zu bewerten. Sie ist für IT Dienstleister ein zentraler Erfolgsfaktor. Darüber hinaus kann der erwartete ROI aber auch zur Bewertung von langfristigen Investitionen (z. B. in neue Software oder Hardware) herangezogen werden. Die detaillierte Kosten Übersicht ermöglicht es Ihnen, Ihre primäre Kostentreiber auszumachen und Einsparpotentiale zur Steigerung Ihrer Profitabilität zu identifizieren. Die dritte Kennzahl auf unserem IT Kosten Management Dashboard vergleicht Ihre Ausgaben mit dem geplanten Budget und spiegelt somit die Qualität Ihrer Budgetplanungen wider. In 3 Monaten (August, Mai, Juni) übertrafen die Ausgaben das geplante Budget geringfügig. Insgesamt bewegen wir uns für das gesamte Jahr jedoch innerhalb des Budgets. Der letzte KPI zeigt den zeitlichen Verlauf der IT Kosten in Relation zum generierten Gesamtumsatz. Diese Kennzahl ist vor allem für stark skalierende Unternehmen mit großen monatlichen Umsatzsteigerungen interessant, denn hier ist es häufig ein zentraler Erfolgsfaktor die relativen IT Kosten konstant zu halten und exponentielle Kostensteigerungen zu vermeiden. Ansonsten wird sich dies negativ auf die Profitabilität des Unternehmens auswirken.

Letztendlich helfen Ihnen moderne IT Dashboards dabei, alle relevanten Informationen aggregiert und übersichtlich in einer einzelnen Plattform darzustellen. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Unternehmensperformance dank besserer, datengetriebener Entscheidungen zu verbessern. Gerne können Sie datapine 14 Tage kostenlos testen und sich selbst überzeugen oder uns mit Ihrem konkreten Anwendungsfall kontaktieren. Wir beraten Sie gerne!

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