IT Dashboard Beispiele

Unser erstes IT-Dashboard Beispiel – das IT-Projekt Management Dashboard – erleichtert es Ihnen, immer den aktuellen Status Ihrer Projekte im Blick zu haben. Im oberen Bereich des Dashboards können Sie jederzeit sehen, in welcher Phase des Projektes Sie sich befinden. Wir haben es hier exemplarisch in die Phasen Planung, Design, Entwicklung und Test unterteilt. Derzeit ist das Projekt in der Entwicklungsphase, welche zu 67% abgeschlossen ist und es befindet sich innerhalb des geplanten Zeitrahmens, so dass es gut aussieht, dass das Projekt in 107 Tagen just-in-time abgeschlossen werden kann.

Der zweite Teil des IT-Dashboards wirft einen genaueren Blick auf 4 wichtige KPIs (Key Performance Indicators – Leistungskennzahlen) für dieses IT-Projekt. Die erste Kennzahl ist das Projektbudget, welches einen Überblick über das Gesamtbudget sowie dem aktuell geplanten versus bereits verbrauchtes Budget gibt. In unserem Projekt Dashboard befindet sich das bereits verbrauchte Budget ca. 8% über dem geplanten Budget zu diesem Zeitpunkt. Hier wäre es wichtig, die zugrundeliegenden Ursachen zu analysieren und zu schauen, ob von dem geplanten Budget eventuell in der späteren Projektphase noch etwas eingespart werden kann, um das Projekt „on-budget“ fertigzustellen. Häufig macht es Sinn diese Kennzahl in Kombination mit den KPIs „Projekte in Time“ und „Projekte in Quality“ zu überwachen, da in der Regel diese 3 Herausforderungen (Budget, Zeit, Qualität) zentrale Erfolgsfaktoren für IT-Projekte darstellen.

Die nächsten beiden zentralen Elemente des IT-Projekt Management Dashboards sind die überfälligen sowie nächsten offenen Aufgaben. Eine solche Übersicht hilft Ihnen dabei, die zeitliche Planung Ihres Projektes jederzeit im Detail zu überwachen. In unserem Beispiel sind die „Relational Database Connections“ seit 24 Tagen überfällig, welche von Georg bearbeitet werden. Natürlich sollten für eine solche Verzögerung wiederum die Ursachen analysiert werden. Hat der konkrete Mitarbeiter nicht die notwendigen Fähigkeiten für die Aufgabe? Wurde die benötigte Zeit zur Bewältigung der Aufgabe unterschätzt bzw. sind bei der Bearbeitung ungeplante Probleme aufgetreten? Die Gründe können sehr vielfältig sein, eine genauere Betrachtung hilft Ihnen aber dabei, dies in dem weiteren Projektverlauf bzw. auch für zukünftige Projekte zu berücksichtigen.

Der vierte und letzte Beispiel KPI auf unserem IT-Projekt Dashboard ist der Workload, welcher Ihnen einen Überblick über die aktuelle Arbeitsbelastung der einzelnen Projektmitarbeiter gibt.

Unser zweites IT-Dashboard ist ein Kennzahlen Dashboard, welches alle relevanten Informationen für den CTO (Chief Technology Officer) zusammenfasst, so dass er jederzeit schnelle, datengetriebene Entscheidungen treffen kann. Der moderne CTO interessiert sich heutzutage nicht mehr ausschließlich für die technischen Aspekte im Unternehmen. Viel mehr sind auch andere Aspekte wie das Team- bzw. Talentmanagement, finanzielle Kennzahlen und ein ausgesprochener Kundenfokus von Bedeutung. Dies haben wir in unserem CTO Dashboard mit der inhaltlichen Unterteilung in 4 Hauptbereiche berücksichtigt.

In dem Bereich „Learning“ finden Sie verschiedene Kennzahlen, mit deren Hilfe Sie die Fortschritte bzw. Verbesserungen durch das Lernen aus den Fehlern in der Vergangenheit analysieren können. Beispielsweise wie viele Tickets wieder geöffnet wurden, obwohl diese eigentlich schon abgeschlossen waren, oder die Anzahl von kritischen Bugs. Für die einzelnen KPIs können die aktuellen Zahlen für diesen Monat betrachtet, Vergleichswerte vom Vormonat herangezogen werden sowie der zeitliche Verlauf für die letzten 12 Monate betrachtet werden (exemplarisch dargestellt für die Anzahl der kritischen Bugs).

Im zweiten Bereich „Internal“ liegt der Fokus hingegen darauf, technische und Sicherheitsaspekte zu überwachen, um potenziell auftretende Probleme proaktiv zu verhindern. Dazu werden analog zum ersten Bereich ausgewählte Kennzahlen (z. B. MTBF – Mean Time Between Failures – die durchschnittliche Betriebsdauer zwischen Ausfällen) dargestellt. Darüber hinaus finden Sie hier auch eine detaillierte Betrachtung der Genauigkeiten der Aufwandsschätzungen der einzelnen IT-Mitarbeiter hinsichtlich des Zeitaufwandes einzelner Tickets bzw. Projekte.

Im unteren Bereich des IT-Dashboards werden die anderen zwei Bereiche mit wichtigen Informationen hinsichtlich der IT-Kosten sowie der Nutzer- bzw. Kunden dargestellt. Beispielsweise finden Sie dort die IT-Kosten pro Mitarbeiter oder pro Nutzer sowie die IT-Kosten in Relation zu den Gesamtkosten im Unternehmen. Natürlich sind diese Kennzahlen je nach Unternehmen und Geschäftsmodell sehr unterschiedlich. Jedoch sollten Sie diese kennen, sich realistische Ziele setzen und diese optimieren. Abschließend wird ein Blick auf den Net Promoter Score zur Messung der Kundenzufriedenheit sowie auf die Entwicklung der Nutzerzahlen (aktiv vs. inaktiv) geworfen.