PROJEKTCONTROLLING UND -STEUERUNG Erfolgreiche Projekte dank der richtigen Kennzahlen & Dashboards

Viele unternehmerische Tätigkeiten finden nicht als Routineaufgaben innerhalb der Standardprozesse statt, sondern werden in Form von Projekten ausgeführt. Abhängig von der jeweiligen Branche hat die Projektarbeit einen unterschiedlich hohen Anteil an der Gesamtwertschöpfungskette. In der Bauindustrie wird beispielsweise die überwiegende Zahl der Bauvorhaben in Form von Projekten abgewickelt. In anderen Branchen wie in der Informations- und Telekommunikationstechnik sind Projekte unverzichtbar, um Innovationen voranzutreiben oder neue Technologien in das produktive Umfeld einzuführen. Das Projektcontrolling und die Projektsteuerung sind zentrale Aufgaben des Projektmanagements. Sie helfen der Projektleitung, Projekte verschiedenster Art wie Softwareprojekte, Investitionsprojekte, Produktentwicklungsprojekte, Logistikprojekte oder Qualitätsprojekte erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Für viele Tätigkeiten des Projektcontrollings und der Projektsteuerung bilden Kennzahlen und Key Performance Indikatoren (KPIs) die Informationsbasis. Moderne Business Intelligence und Reporting Tools wie von datapine erlauben eine effiziente datengetriebene Überwachung und Steuerung der Projekte.

In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick über die Themen Projektcontrolling und Projektsteuerung. Zunächst liefern wir Ihnen die Definitionen und grenzen beide Begriffe voneinander ab. Sie erfahren, welche Rolle und Wichtigkeit die Steuerung und Kontrolle von Projekten für die Arbeit im Unternehmen haben und welche Ziele sie verfolgen. In diesem Zusammenhang gehen wir konkret auf die verschiedenen Aufgaben des Projektcontrollings und der Projektsteuerung ein. Anschließend stellen wir Ihnen einige wichtige Projektcontrolling-Kennzahlen vor. Teil dieser Vorstellung sind auch die häufig verwendeten Kennzahlen der Earned-Value-Analyse wie SPI (Schedule Performance Index) und CPI (Cost Performance Index). Den Abschluss unseres Artikels bilden drei professionelle Dashboards aus der Unternehmenspraxis von datapine, wie sie typischerweise für Projekte in unterschiedlichen Branchen wie für die Projektsteuerung von Bauvorhaben oder für das Controlling von IT-Projekten zum Einsatz kommen.

1) Projektcontrolling vs. Projektsteuerung - Definition, Abgrenzung und Kernbereiche

Das Projektcontrolling ermittelt die Istwerte eines laufenden Projekts (Kosten, Leistungsfortschritt, Termine) und vergleicht sie mit den Zielvorgaben. Auf Basis festgestellter Abweichungen kann die Projektsteuerung Maßnahmen zur Einhaltung der Projektziele ergreifen.

Die Projektsteuerung nutzt die Informationen des Projektcontrollings. Ziel ist es, mit den erhaltenen Controlling-Daten ein Projekt in die gewünschte Richtung zu lenken, um es möglichst nahe an den geplanten Zielvorgaben zu halten und erfolgreich abzuschließen.

Bevor wir uns etwas ausführlicher mit den Definitionen des Projektcontrollings und der Projektsteuerung beschäftigen und die beiden Begriffe voneinander abgrenzen, gestatten Sie uns eine kurze Vorbemerkung dazu: Oft werden die beiden Begriffe Projektcontrolling und Projektsteuerung miteinander vermischt. Das ist zum Teil auf die Bedeutung des englischen Verbs "to control" zurückzuführen. Denn es lässt sich nicht nur mit "kontrollieren" oder "überwachen", sondern auch mit "steuern" übersetzen. Aus diesem Grund werden dem Projektcontrolling häufig, vor allem im englischen Sprachraum, die typischen Aufgaben und Ziele der Projektsteuerung zugeordnet. In diesem Artikel und in unseren Definitionen klammern wir diese Zweideutigkeit des Verbs "to control" bewusst aus. Controlling verwenden wird im Sinne von "kontrollieren" oder "überwachen" und nicht in der Bedeutung von "steuern".

In der Unternehmenspraxis werden sowohl für das Controlling auch als für die Steuerung von Projekten professionelle KPI Dashboards eingesetzt, welche einen unkomplizierten Zugang zu allen relevanten Projektdaten bieten, um jederzeit datengetriebene Entscheidungen zu treffen. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel-Dashboard. Weitere Beispiele besprechen wir später im Artikel in Punkt 6.

a) Die Kernbereiche des Projektcontrollings

Das Projektcontrolling ist ein zentraler Bestandteil des Projektmanagements und leistet wichtige Unterstützungsarbeit, um die gesteckten Projektziele einzuhalten und zu erreichen. Es sorgt in allen Phasen eines Projekts für das Erfassen des aktuellen Projektstatus und den Abgleich der Istwerte mit den Planvorgaben. Dadurch lässt sich feststellen, in welchen Bereichen die Planvorgaben des Projekts eingehalten werden und in welchen Abweichungen auftreten. Zu den überwachten Bereichen gehören Budget und Kosten, Arbeitspakete und Leistungsfortschritt und die Terminplanung. Grundsätzlich ist eine Unterscheidung zwischen dem Multiprojekt- und dem Einzelprojektcontrolling möglich. Während sich das Einzelprojektcontrolling konkret auf die Überwachung eines einmaligen und befristeten einzelnen Projekts konzentriert, ist es die Aufgabe des Multiprojektcontrollings, mehrere Projekte zu überwachen und gegebenenfalls projektübergreifend bei der Koordination zu unterstützen. Am aktivsten eingebunden ist das Controlling in der Phase der Realisierung eines Projekts. Doch auch in der Konzeptions- und Planungsphase sowie in der Abschluss- und Bewertungsphase sind wichtige Projektcontrolling-Aufgaben zu erledigen.

b) Die Kernbereiche der Projektsteuerung

Die Projektsteuerung ist eine der wichtigsten Aufgaben der Projektleitung. Die Steuerungsaufgabe besteht darin, das Projekt mit all seinen Beteiligten und Mitarbeitern so zu lenken, dass es die Planvorgaben möglichst genau einhält. Die Projektleitung führt und steuert die Prozesse und Mitarbeiter im Rahmen der Projektsteuerung so, dass die Abweichungen von den Planwerten hinsichtlich Budget, Leistungsfortschritt und Termine gering bleiben. Hierfür stützt sie sich auf die vom Controlling gelieferten Informationen. Um die Projektsteuerungsaufgaben zu erfüllen und Projekte in die gewünschte Richtung zu lenken, kommen Maßnahmen oder Tätigkeiten zum Einsatz, die dazu beitragen, die erkannten Abweichungen zu beseitigen oder zu minimieren. Dies lässt sich beispielsweise erreichen, indem Ressourcen anders verteilt werden, die Qualität und Effizienz der Projektarbeit verbessert wird oder Prozesse und Arbeitspakete optimiert und angepasst werden.

c) Abgrenzung zwischen Projektcontrolling und Projektsteuerung

Wie eingangs erwähnt, kommt es immer wieder zur Vermischung der Aufgaben und Ziele des Projektcontrollings und der Projektsteuerung. Dies ist nicht nur auf die Zweideutigkeit des englischen Verbs "to control" zurückzuführen. Vor allem in kleinen Projekten übernehmen Projektleiter oft eine Vielzahl an Aufgaben. Da sie sowohl überwachende als auch steuernde Tätigkeiten ausführen, findet oft keine exakte Unterscheidung zwischen Controlling und Steuerung statt und die Begrifflichkeiten werden zusätzlich vermischt. Im Folgenden bieten wir Ihnen einige sinnvolle Möglichkeiten der Abgrenzung.

Die Steuerung und das Controlling von Projekten lassen sich hinsichtlich der verantwortlichen Stelle unterscheiden, die die Aufgaben letztendlich wahrnimmt. Die Projektsteuerung ist eine unmittelbare Kernaufgabe des Projektleiters. Das Projektcontrolling hingegen, ist nicht zwingend eine Aufgabe des Projektleiters. Grundsätzlich lässt sich zwischen internem und externem Projektcontrolling unterscheiden. Während beim internen Controlling Projektmitarbeiter oder ein Projektmanager selbst die überwachenden Tätigkeiten ausführen, sind beim externen Controlling Mitarbeiter mit Überwachungsaufgaben betreut, die keine weiteren Aufgaben innerhalb eines Projekts zu erfüllen haben. Beim Multiprojektcontrolling sind sie sogar projektübergreifend oder extern tätig. Typische verantwortliche Stellen für ein projektexternes Controlling sind das Unternehmenscontrolling oder Projektlenkungsausschüsse.

Eine weitere Abgrenzungsmöglichkeit ergibt sich im Hinblick auf den Aufgaben- und Kompetenzbereich. Projektcontroller führen in der Regel keine Tätigkeiten wie das Führen von Projektmitarbeitern, das Umverteilen von Ressourcen oder das Steuern externer Dienstleister aus. Diese Tätigkeiten fallen in den Verantwortungsbereich der Projektsteuerung. Das Projektcontrolling liefert die Informationsgrundlagen, um die richtigen Maßnahmen zur Lenkung eines Projekts in die gewünschte Richtung auszuwählen und umzusetzen.

Deutlich erkennbare Abgrenzungsmerkmale ergeben sich in der Zusammenarbeit zwischen dem Projektcontrolling und der Projektsteuerung. In der Regel sind die Art und Form der Zusammenarbeit sowie die Schnittstellen zwischen dem Controlling und der Steuerung genau definiert. Im Rahmen dieser Zusammenarbeit ist geregelt, wer welche Informationen zum Projektstatus in welchen Intervallen an wen liefert. Die informationsliefernden Stellen erfüllen typische Controlling-Aufgaben, während die Projektsteuerung aus diesen Informationen aktiv die Steuerungsmaßnahmen ableitet und entsprechende Tätigkeiten in die Wege leitet, das Projekt in die gewünschte Richtung zu lenken.

2) Rolle, Wichtigkeit und Ziele des Projektcontrollings und der Projektsteuerung

Wie in der Einleitung dieses Beitrags bereits erwähnt, findet abhängig von der Branche ein mehr oder weniger großer Teil der Wertschöpfung in einem Unternehmen in Form von Projekten statt. Um Innovationen voranzutreiben oder neue Technologien in den Wirkbetrieb zu überführen, sind Projekte in vielen Bereichen unverzichtbar. Eine erfolgreiche und gleichzeitig effiziente Durchführung von Projekten ist daher maßgeblich für den wirtschaftlichen Gesamterfolg eines Unternehmens verantwortlich. Für die Projekte sind das Projektcontrolling und die Projektsteuerung wichtige Kernaufgaben des Projektmanagements und entscheidende Erfolgsfaktoren.

Die zunehmende Vernetzung der Geschäftsprozesse und die sich rasant verkürzenden Entwicklungszeiten führen zu immer komplexeren Projekten mit einer Vielzahl an Beteiligten, die unter einem hohen zeitlichen Druck stehen. Diese Komplexität und Schnelllebigkeit sowie der Termindruck machen systematische Ansätze zur Überwachung und Steuerung der Projekte notwendig. Längst sind die Zeiten vorbei, in denen ein einziger Projektleiter alle Handlungsstränge eines Projekts überblicken, sämtliche Abhängigkeiten verstehen und überall direkt steuernd eingreifen konnte. Die üblichen Steuerungs- und Controlling-Mechanismen der routinemäßigen Standardgeschäftsprozesse sind für die Besonderheiten der Überwachung und Lenkung einmaliger, zeitlich begrenzter Projekte ebenfalls ungeeignet. Heute sind ein datengetriebenes Projektcontrolling und eine auf den vom Controlling erfassten und bereitgestellten Informationen aufbauende Projektsteuerung für jedes mit Projektarbeit beschäftigte Unternehmen unverzichtbar geworden. Denn ein erfolgreiches Projektmanagement auf Basis von Annahmen oder Spekulationen ist quasi unmöglich. Die für ein Projekt verantwortlichen Personen und Stellen benötigen valide Daten, um jederzeit über den Projektfortschritt informiert zu sein und im Bedarfsfall steuernd eingreifen zu können. Nur so lässt sich ein funktionierender Regelkreis etablieren, der Probleme wie Budgetüberschreitungen, zeitliche Verzögerungen oder fehlende Ressourcen identifiziert und mit Hilfe geeigneter Maßnahmen gegensteuert, um das Projekt zum Erfolg zu führen.

Das Hauptziel des Projektcontrollings und der Projektsteuerung ist es, sicherzustellen, dass die hinsichtlich Kosten, Terminen und Leistungen gesteckten Projektziele eingehalten werden. Folgende Tätigkeiten des Projektcontrollings und der Projektsteuerung helfen bei der Erreichung dieses Ziels:

Erfassen und Darstellen des aktuellen Projektstatus und des Projektfortschritts

Feststellen von Planabweichungen

Identifizieren der Ursachen für Planabweichungen

Ableiten und Durchführen geeigneter Steuerungsmaßnahmen zur Beseitigung oder Minimierung der Planabweichungen

3) Die Aufgaben des Projektcontrollings

Zur Beschreibung der Projektcontrolling-Aufgaben ist zunächst eine Unterscheidung zwischen dem operativen und dem strategischen Projektcontrolling notwendig. Die Hauptaufgabe des operativen Projektcontrollings ist es, den aktuellen Status eines laufenden Projektes zu erfassen, den Projektfortschritt zu überwachen und Abweichungen festzustellen. Das strategische Projektcontrolling hingegen hat die Aufgabe, das Projekt als Ganzes zu kontrollieren, zu bewerten und Risiken zu erkennen. Ein wichtiges Ziel des strategischen Controllings ist es, sicherzustellen, dass die betrachteten Projekte wirtschaftlich und effizient sind.

Beschäftigen wir uns im Folgenden näher mit dem operativen Projektcontrolling. Der fachliche Schwerpunkt der Überwachung des Istzustands eines Projekts liegt auf den Kosten, Terminen und Ressourcen. Im Rahmen des terminlichen Controllings ist es Aufgabe, festzustellen, ob beispielsweise die Arbeitspakete und wichtige Meilensteine des Projekts im Zeitplan liegen, ob es zu Abweichungen kommt und ob das Projektziel zum geplanten Termin erreichbar ist. Typische Aufgaben im Kosten-Controlling sind das Erfassen der tatsächlich angefallenen Kosten, das Überwachen der Einhaltung des geplanten Budgets und das Aufzeigen möglicher Budgetabweichungen. Im Ressourcen-Controlling bestehen die Aufgaben unter anderem darin, festzustellen, wie die Auslastung der Projektmitarbeiter ist, ob die vorhandenen Ressourcen ausreichend sind und wo es eventuell zu Engpässen kommt. Die Überwachung der benötigten oder verwendeten Arbeitsmaterialien fällt ebenfalls in den Aufgabenbereich des Ressourcen-Controllings.

Wichtig zu wissen ist, dass Projektcontrolling-Aufgaben in allen Phasen eines Projekts zu erfüllen sind. Schon in der Planungs- und Konzeptionsphase ist das Projektcontrolling eingebunden, um geeignete Kennzahlen und Key Performance Indikatoren für die späteren Soll-Ist-Vergleich oder für Risiko-Analysen zu definieren. Während der Realisierungsphase eines Projekts erfüllt das Projektcontrolling seine Hauptaufgaben und liefert die benötigten Informationen zur Lenkung des Projekts in die gewünschte Richtung. In der Abschluss- und Bewertungsphase gehört es zu den Aufgaben des Projektcontrollings, die abschließenden Ist-Werte mit den geplanten Soll-Werten zu vergleichen und eine Bewertung vorzunehmen, um sie in einem Projektabschlussbericht zu dokumentieren. Dieser lässt sich zur Optimierung von Folgeprojekten heranziehen.

In allen Phasen kommen zur Erfüllung der Aufgaben verschiedene Controlling-Methoden zum Einsatz. Typische Methoden sind Soll-Ist-Vergleiche, Meilensteintrendanalysen oder das Ampelcontrolling.

Der Soll-Ist-Vergleich untergliedert das Projekt hinsichtlich der Kosten, Termine und Ressourcen in viele Einzelaspekte. Der Iststand dieser Einzelaspekte wird anschließend kontinuierlich mit den Planungen verglichen, um Abweichungen zu identifizieren und transparent zu machen. Typischer Einsatzbereich des Soll-Ist-Vergleichs ist das operative Controlling. Die Meilensteintrendanalyse wird ebenfalls vom operativen Controlling genutzt. Durch die Überwachung der Termine des Erreichens der zuvor festgelegten Meilensteine eines Projekts lassen sich Zeitverzögerungen erkennen und Projektfortschritte kontrollieren. Das Ampelcontrolling unterstützt bei der Aufgabe, Projektabweichungen schnell und auf den ersten Blick zu erkennen. Ampelfarben zeigen direkt an, ob Termine, Budgets oder Ressourcen eingehalten oder überschritten wurden.

Damit die erarbeiteten Informationen zur Steuerung eines Projekts nutzbar sind, gehört es zu den Projektcontrolling-Aufgaben, diese Informationen so bereitzustellen, wie es zuvor mit dem Projektmanagement vereinbart wurde. Das kann beispielsweise in regelmäßigen Controlling-Meetings mit dem Projektleiter und den Arbeitspaket-Verantwortlichen oder über die Bereitstellung von Projektcontrolling-Berichten beispielsweise in Form von elektronischen Online Dashboards erfolgen.

4) Die Aufgaben der Projektsteuerung

Die Informationen, Zahlen und Berichte des Projektcontrollings bilden die Basis zur Erfüllung der Projektsteuerung-Aufgaben. Anhand der vom Controlling bereitgestellten Daten kann die Projektsteuerung feststellen, in welchen Bereichen das Projekt im Plan ist und wo es zu Abweichungen vom Plan kommt. Die Projektsteuerung hat die Aufgaben, dort wo es notwendig oder sinnvoll ist, steuernd einzugreifen und das Projekt zu lenken, um Abweichungen zu beseitigen oder zu minimieren. Typische Abweichungen, bei denen die Projektsteuerung tätig wird, sind entsprechend dem Zeitplan nicht rechtzeitig erledigte Arbeitspakete, Überschreitungen der budgetierten Kosten, Ressourcenüberlastungen oder nicht plangerecht bereitgestellte Leistungen. Um das Projekt wieder zurück in die Spur zu bringen, werden für die erkannten Abweichungen jeweils geeignete Maßnahmen zur Gegensteuerung entwickelt und ausgeführt. Konkrete Projektsteuerung-Aufgaben sind zum Beispiel:

das Anfordern zusätzlicher Ressourcen oder Finanzmittel

das Umplanen oder Zuteilen von Ressourcen

die Führung der Projektmitarbeiter

die Neuvergabe von Arbeitspaketen

das Definieren und Vergeben von Teilaufträgen

das Anpassen von Arbeitsinhalten und Aufgabenstellungen

die Zuteilung von Arbeitspaketen an externe Dienstleister

Verhandlungen mit externen Dienstleistern

Verhandlungen mit dem Projektauftraggeber

die Anpassung des Projektplans und das Aufstellen von Alternativplänen zur Erreichung der Projektziele

das Annehmen oder das Ablehnen von Teil- und Projektergebnissen

die Klärung der Aufgabenstellung

die Klärung von Zielkonflikten

das Beantragen des Abbruchs eines Projekts

das Feststellen des Projektabschlusses

5) Wichtige Projektcontrolling-Kennzahlen

Nach so viel Theorie zu den Projektcontrolling-Aufgaben und den Projektsteuerung-Aufgaben lassen Sie uns jetzt einen Blick auf konkrete Projektcontrolling-Kennzahlen werfen. Sie spielen für ein datengetriebenes Projektcontrolling und die darauf aufbauende Projektsteuerung eine entscheidende Rolle. Bevor wir im Detail auf die einzelnen Kennzahlen eingehen, möchten wir Ihnen zunächst einige grundsätzliche Anforderungen an die Projektcontrolling-Kennzahlen und die daraus folgenden Eigenschaften der Kennzahlen kurz erklären:

Projektcontrolling-Kennzahlen sollten für eine sinnvolle Verdichtung der Projektinformationen sorgen und eine hohe Aussagekraft haben. Gleichzeitig müssen sie aktuell, direkt verfügbar und verständlich darstellbar sein. Im Idealfall handelt es sich um quantifizierbare, eindeutige Werte, die in Form von absoluten oder relativen Zahlen oder als Prozentwerte angegeben werden. Oft sind mehrere Projektcontrolling-Kennzahlen in einem Kennzahlensystem zusammengefasst.

Beginnen wir mit drei typischen Kennzahlen aus den Bereichen der Leistungs-, Termin- und Kostenüberwachung.

a) Kennzahl Projektbudget

Die Kennzahl Projektbudget liefert einen Kostenüberblick über das Gesamtbudget und setzt das geplante Budget in Bezug mit dem bereits verbrauchten Budget. Durch die Gegenüberstellung von Soll- und Istkosten ist direkt zu erkennen, ob das geplante Budget eingehalten oder überschritten wird. Oft werden die Budget-Unter- oder -Überschreitungen in Form von Prozentzahlen dargestellt.

b) Kennzahl voraussichtliche Gesamtdauer

Die voraussichtliche Gesamtdauer ist eine zentrale Kennzahl der Terminkontrolle. Ein Vergleich der voraussichtlichen Gesamtdauer mit der geplanten Gesamtdauer zeigt, ob der Zeitplan des Projekts eingehalten werden kann. Berechnet wird die voraussichtliche Gesamtdauer, indem zur aktuellen Istdauer die auf Basis realistischer Annahmen geschätzte voraussichtliche Restdauer addiert wird. Üblicherweise wird die voraussichtliche Gesamtdauer in Tagen oder als Prozentzahl in Bezug auf Ist- und Restdauer angegeben.

c) Kennzahl Leistungsfortschritt

Der Leistungsfortschritt ist eine typische Kennzahl zur Leistungskontrolle. Die Kennzahl setzt die zu einem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich erreichten Leistungsfortschritte in Bezug zu den geplanten Leistungen. Üblicherweise wird die Kennzahl als Prozentzahl angegeben. Ermitteln lässt sie sich auf unterschiedliche Art. So können beispielsweise in einem Softwareprojekt die Anzahl bereits implementierter Funktionen in Bezug zu der Anzahl der insgesamt geplanten Funktionen gesetzt werden. Eine weitere Methode ist das Zählen der erreichten Meilensteine im Vergleich zur Gesamtzahl der geplanten Meilensteine.

d) Kennzahl Mitarbeiter-Workload

Die Kennzahl Mitarbeiter-Workload gibt Auskunft darüber, wie hoch die einzelnen Projektmitarbeiter mit Projektarbeit ausgelastet sind. Sie lässt sich für einzelne Mitarbeiter, für Mitarbeitergruppen oder für alle Projektmitarbeiter ermitteln. Gebildet wird die Kennzahl, indem die für das Projekt geplante Arbeitszeit eines Mitarbeiters in Bezug zur tatsächlich geleisteten Arbeitszeit gesetzt wird. Üblich sind auch hier Prozentzahlen. Ein Mitarbeiter-Workload von über 100 Prozent sagt aus, dass der Mitarbeiter mehr für das Projekt arbeitet, als es ursprünglich im Plan vorgesehen war.

e) Kennzahl Gesamtrisiko

Die Kennzahl Gesamtrisiko ist eine Kennzahl des Projektcontrollings aus dem Bereich des Risikocontrollings. Ermitteln lässt sie sich, indem jeweils die Eintrittswahrscheinlichkeiten und Auswirkungen der für ein Projekt definierten Einzelrisiken ermittelt und miteinander multipliziert werden. Das Gesamtrisiko ist der Mittelwert der Multiplikationsergebnisse aller Einzelrisiken. Das Gesamtrisiko wird im Vergleich zum festgelegten Maximalrisiko betrachtet.

f) Einige wichtige Kennzahlen der Earned-Value-Analyse: CPI und SPI

Die sogenannte Earned-Value-Analyse (Earned Value Analysis oder Earned Value Management) bildet ein Kennzahlensystem aus vielen Einzelwerten. Sie wird auch als Leistungswertanalyse oder Arbeitswertanalyse bezeichnet und liefert Kennzahlen, die häufig im Projektcontrolling zum Einsatz kommen. Typischer Anwendungsbereich ist beispielsweise das Projektcontrolling von Bauprojekten. Mit Hilfe des Kennzahlensystems lassen sich die aktuellen Kosten-, Leistungs- und Terminsituationen eine Projekts beschreiben. Das Kennzahlensystem ist einsetzbar, um die Termin- und Kostentreue zu überwachen oder die Gesamtkosten und den voraussichtlichen Endtermin zu prognostizieren. Für die Projektsteuerung stellt die Earned-Value-Analyse eine Art Frühwarnsystem dar.

Alle einzelnen Kennzahlen dieses Kennzahlensystems hier zu beschreiben, würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen. Wichtige Schlüsselwerte des Kennzahlensystems sind Planned Value (PV - Planwert), Actual Cost (AC - Istkosten) und Earned Value (EV - Fertigstellungswert). Aus diesen Schlüsselwerten lassen sich der Cost Performance Index (CPI = EV / AC) oder der Schedule Performance Index (SPI = EV / PV) und weitere Kennwerte ermitteln.

CPI, auch Kosteneffizienz genannt, vergleicht den Wert der bereits geleisteten Arbeit mit den Istkosten. Werte größer als 100 Prozent bedeuten Kostenersparnisse und Werte kleiner als 100 Prozent Kostenüberschreitungen.

SPI, auch Zeiteffizienz genannt, vergleicht den Fertigstellungswert mit dem Planwert. Sie ist ein Maß dafür, ob sich ein Projekt zeitlich gesehen im Plansoll befindet. Ein SPI unter 100 Prozent bedeutet, dass der Projektfortschritt langsamer als geplant ist. Über 100 Prozent sagt aus, dass der Projektfortschritt schneller als geplant vorangeht.

6) Beispiel-Dashboards für datengetriebenes Projektcontrolling und Projektsteuerung

Tools wie Excel oder papierbasiertes Kennzahlen-Reporting eignen sich heute kaum noch für eine datengetriebene Kontrolle und Steuerung von Projekten. Heute kommen professionelle Dashboards und digitale Berichte zum Einsatz, die mit modernen Business Intelligence Tools wie von datapine erstellt werden. Mit Hilfe der dynamischen, interaktiven Dashboards von datapine lassen sich die für das Controlling und die Steuerung der Projekte relevanten Kennzahlen und Key Performance Indikatoren auf wenigen Bildschirmseiten darstellen und optisch ansprechend visualisieren. Sie sorgen für einen effektiven Informationsfluss und bieten beste Voraussetzungen, um ein Projekt auf Basis valider, aktueller Zahlen zum gewünschten Ergebnis zu führen. Sehr bewährt haben sich diese Dashboards zum Beispiel in der Projektsteuerung großer, komplexer Bauvorhaben. Sie sind aber auch für IT-Projekte, Produktentwicklungsprojekte und beliebige andere Projekte jeder Branche einsetzbar.

a) Allgemeines Projektcontrolling Dashboard

Den Anfang unserer Beispiel-Dashboards macht ein recht allgemein gehaltenes Projektcontrolling Dashboard.

Der linke Bereich des Dashboards informiert über den verantwortlichen Projektmanager und die in dieser Woche offenen beziehungsweise erledigten Projekt-Tasks. Im rechten oberen Bereich befinden sich Kostenkennzahlen, die die geplanten und die aktuellen Kosten gegenüberstellen. Darunter eine Aufschlüsselung der Projekt-Tasks nach Status erledigt, geplant, im Zeitrahmen, verspätet oder risikobehaftet. Rechts daneben eine Auflistung der wichtigsten nächsten Tasks mit geplanten Enddatum, Task-Verantwortlichem und Erfüllungsgrad. Die drei Diagramme darunter informieren über den Status der geplanten und tatsächlich geleisteten Projektstunden aufgeschlüsselt nach verschiedenen Kriterien und dargestellt auch im zeitlichen Verlauf der letzten zwölf Monate. Die Farbgebung lässt auf den ersten Blick erkennen, in welchen Bereichen Planzeiten über- oder unterschritten wurden.

Zu beachten in diesem Dashboard sind die interaktiven Auswahlmenüs ganz oben. Über diese lässt sich das Dashboard individuellen Vorgaben anpassen. Beispielsweise ist der Betrachtungszeitraum der Kennzahlen wählbar. In diesem Fall ist der Betrachtungszeitraum des aktuellen Monats ausgewählt.

b) IT-Projektsteuerung Dashboard

Unser zweites Beispiel ist ein Dashboard zum Controlling und zur Steuerung eines IT-Projekts.

Der obere Bereich des Dashboards informiert darüber, in welcher Phase sich das IT-Projekt gerade befindet. Die Projektphasen sind in die für IT-Projekte typischen Phasen Planung, Design, Entwicklung und Test unterteilt. Unser Beispielprojekt befindet sich aktuell in der Phase Entwicklung und hat diese Phase zu 67 Prozent abgeschlossen. Die grüne Farbdarstellung und der von rechts nach links verlaufende Zeitbalken zeigen an, dass sich das Projekt im Zeitplan befindet und es nach aktueller Lage der Dinge in 107 Tagen planmäßig abgeschlossen werden kann.

Darunter befinden sich die Darstellungen von vier für dieses IT-Projekt wichtigen Projektcontrolling-Kennzahlen. Das Projektbudget liefert einen guten Überblick über das Gesamtbudget und das Verhältnis zwischen dem geplanten und dem bereits verbrauchten Budget. In diesem Fall beträgt die aktuelle Budgetüberschreitung 8,1 Prozent. Die rote Farbgebung unterstützt die Visualisierung der Budgetüberschreitung. Aufgrund der Budgetüberschreitung müssen eventuell Maßnahmen zur Projektsteuerung ergriffen werden. Zwei weitere zentrale Elemente dieses Dashboards sind die nächsten offenen Aufgaben und die überfälligen Aufgaben. Beispielsweise ist die von George zu bearbeitende Aufgabe "Relational Database Connections" seit 24 Tagen überfällig. Auch hier müssen die Ursachen näher untersucht und gegebenenfalls Projektsteuerungsmaßnahmen ergriffen werden. Die vierte Kennzahl dieses Dashboards ist der Mitarbeiter-Workload. Er liefert die Informationen über die aktuelle Arbeitsbelastung der verschiedenen Mitarbeiter des Projekts.

c) Projektcontrolling Dashboard für das Bauwesen

Das letzte Beispiel ist eine Projektcontrolling Dashboard für modernes Baucontrolling. Gerade für die Projektsteuerung von Bauvorhaben und das Controlling großer, komplexer Bauprojekte sind dynamische, interaktive Dashboards, wie sie sich mit der Software von datapine erstellen lassen, prädestiniert.

Der linke obere Bereich des Dashboards liefert einige grundlegende Informationen zum Bauprojekt. Dieser Bereich informiert beispielsweise über den Projektnamen, den Kunden, den Vertragswert, den Projekttyp, die aktuelle Projektphase, den Projektmanager sowie über das Datum des Projektstarts und des geplanten Projektendes. Rechts daneben befinden sich einige Kennzahlen zur Kostenkontrolle. Wiederum rechts daneben sind Informationen zum Projektfortschritt platziert, die mit Hilfe einiger Kennzahlen der Earned-Value-Analyse dargestellt werden. Sowohl der Cost Performance Index (CPI - Kosteneffizienz) als auch der Schedule Performance Index (SPI - Zeiteffizienz) liegen über 1 beziehungsweise über 100 Prozent. Das bedeutet, dass sich das Bauprojekt sowohl hinsichtlich der Kosten als auch hinsichtlich des zeitlichen Projektfortschritts innerhalb des Plansolls befindet. Verdeutlicht wird dies zusätzlich durch die grüne Einfärbung von CPI und SPI.

Im Liniendiagramm links unten sind die Kennzahlen für geplante Arbeiten, erledigte Arbeiten und die aktuellen Kosten im zeitlichen Verlauf der letzten zwölf Monate visualisiert. Rechts daneben sind die Kosten dargestellt, die in die verschiedenen Kostenbereiche Material, Arbeit, Ausrüstung, Subunternehmen und externe Arbeit aufgeschlüsselt sind. Den größten Kostenblock bilden mit einem Anteil von 42 Prozent die Materialkosten.

7) Zusammenfassung & Fazit

In diesem Beitrag haben wir Ihnen die Begriffe Projektcontrolling und Projektsteuerung erklärt. Wir haben eine Abgrenzung der beiden Begriffe vorgenommen und Sie über die Rolle, die Wichtigkeit und die Ziele des Projektcontrollings und der Projektsteuerung informiert. Zudem sind wir auf die konkreten Aufgaben der Steuerung und der Überwachung von Projekten eingegangen. In einem kurzen Überblick haben wir Ihnen einige typische und wichtige Projektcontrolling-Kennzahlen vorgestellt. Darunter auch einige Kennzahlen der Earned-Value-Analyse wie Cost Performance Index (CPI) und Schedule Performance Index (SPI). Den Abschluss dieses Beitrags bildeten drei Dashboard-Beispiele von datapine für eine datengetriebene Überwachung und Steuerung von Projekten mit Hilfe moderner BI Tools, wie sie unter anderem in der Projektsteuerung von Bauvorhaben zum Einsatz kommen.

Mit den Self-Service BI Tools von datapine erfassen, analysieren und visualisieren Sie alle relevanten Kennzahlen für das Projektcontrolling und die Projektsteuerung in interaktiven, dynamischen Dashboards. Sie haben die wichtigsten Informationen stets im Blick, um Ihr Projekt zum gewünschten Ergebnis zu führen. Auf die Dashboards lässt sich mit beliebigen Geräten von überall und zu jeder Zeit zugreifen. Zahlreiche Visualisierungsmöglichkeiten sorgen für ein schnelles Erfassen aller wichtigen Zahlen. Die Software von datapine können Sie auf Wunsch 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Sie ist grundsätzlich universell einsetzbar und eignet sich insbesondere auch für das Projektcontrolling von IT- und Bauprojekten. Erfahren Sie selbst, wie einfach und schnell Sie alle wichtigen Kennzahlen für Ihr Projekt mit Hilfe eines Dashboards von datapine erfassen und darstellen. Kontaktieren Sie uns jetzt direkt oder melden Sie sich für einen kostenlosen Test bei datapine an. Gerne unterstützen wir Sie bei Ihren individuellen Anforderungen für die Steuerung und das Controlling Ihrer Projekte.